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Um passo a passo definitivo de como abrir uma empresa

Quem pode ser empresário?

Na fase de abertura de empresa é onde se encontra a “papelocracia”. Os entes públicos não te ensinam como abrir uma empresa (com exceção do SEBRAE), mas têm facilidade em impor burocracias.

Para te ajudar contra isso, preparamos esse material e começamos por dizer que pode ser empresário.

Pode ser empresário qualquer pessoa que tenha plena capacidade civil e não sofra nenhum impedimento legal. Não estamos simplesmente inventando: isso está na lei. Mais precisamente, no artigo 972 do Código Civil brasileiro:

Art. 972. Podem exercer a atividade de empresário os que estiverem em pleno gozo da capacidade civil e não forem legalmente impedidos.

Agora, vamos entender o que isso significa, em termos mais simples.

Plena capacidade civil é a maneira dos advogados dizerem que o indivíduo é maior de 18 anos e não apresenta nenhuma das hipóteses que limitam a capacidade. As hipóteses principais são:

Vício em drogas, álcool e jogos;

Causas permanentes ou transitórias que impedem a expressão da vontade, como o estado de coma.

Perceba que essas hipóteses de limitação estão todas associadas com situações em que o indivíduo não pode tomar decisões usando plenamente a sua razão ou não é capaz de expressar suas decisões. Por quê? É porque no Direito Civil um dos princípios mais importantes é a autonomia da vontade individual. Se essa vontade tem um defeito, um vício, isso contamina tudo que você faz.

As principais previsões do Código Civil sobre capacidade estão nos artigos 3º, 4º e 5º:

Art. 3 ^o São absolutamente incapazes de exercer pessoalmente os atos da vida civil os menores de 16 (dezesseis) anos.

Art. 4 ^o São incapazes, relativamente a certos atos ou à maneira de os exercer:

I – os maiores de dezesseis e menores de dezoito anos;

II – os ébrios habituais e os viciados em tóxico;

III – aqueles que, por causa transitória ou permanente, não puderem exprimir sua vontade;

IV – os pródigos.

Art. 5 ^o A menoridade cessa aos dezoito anos completos, quando a pessoa fica habilitada à prática de todos os atos da vida civil.

Parágrafo único. Cessará, para os menores, a incapacidade:

I – pela concessão dos pais, ou de um deles na falta do outro, mediante instrumento público, independentemente de homologação judicial, ou por sentença do juiz, ouvido o tutor, se o menor tiver dezesseis anos completos;

II – pelo casamento;

III – pelo exercício de emprego público efetivo;

IV – pela colação de grau em curso de ensino superior;

V – pelo estabelecimento civil ou comercial, ou pela existência de relação de emprego, desde que, em função deles, o menor com dezesseis anos completos tenha economia própria.

Perceba, então, que a capacidade se divide em três categorias:

Absolutamente capaz: quem tem mais de 18 anos e não se enquadra em nenhuma hipótese limitante;

Relativamente incapaz: quem tem entre 16 e 18 anos ou se enquadra em alguma hipótese limitante;

Absolutamente incapaz: quem tem menos de 16 anos.

Se alguém é apenas relativamente capaz, seus atos de natureza jurídica podem ser anulados. Se alguém é absolutamente incapaz, seus atos de natureza jurídica são considerados “nulos de pleno direito”, ou seja, eles simplesmente não podem produzir nenhum efeito. Uma vez que a incapacidade absoluta seja denunciada, os atos são desfeitos. Isso inclui, claro, a abertura de empresas e tudo que essas empresas tenham feito enquanto estavam abertas.

Existe alguma situação em que um menor de idade possa ser considerado absolutamente capaz e, portanto, apto a fazer a abertura de empresas? Sim, o Código Civil prevê algumas hipóteses em que isso é possível. Você provavelmente conhece essas hipóteses pelo termo “emancipação”. Um menor emancipado pode abrir empresa.

Como vimos lá no começo, porém, a capacidade civil é apenas um lado da equação. Para ser empresário, é importante que a pessoa não seja legalmente impedida de exercer essa atividade. Por exemplo, o indivíduo que enfrenta processo de falência pode ter um impedimento legal para ser empresário. Outro exemplo são os funcionários públicos federais, que não podem ser administradores (embora possam ser sócios) e nem empresários individuais.

Mesmo que vem de fora e pretende ser empresário aqui, as burocracias da abertura de empresa no Brasil é um processo pelo qual o empreendedor estrangeiro terá que passar. É de bom tom, assim, aprender como abrir uma empresa com nosso material.

As 5 etapas de evolução de um negócio

Entender como abrir uma empresa, portanto, é medida imprescindível para empresários e assistentes societários. Efetuar uma abertura de empresa sem um norte a perseguir pode gerar complicações na órbita empresarial.

Toda empresa passa por uma evolução, ao longo do tempo. Pense em exemplos de empresas que hoje são verdadeiros gigantes mundiais, como Apple, Google, General Motors, Ford, McDonald’s, Coca-Cola… Nenhuma delas começou grande.

Como funciona, então, essa evolução? Esse é um processo complexo, que não se desenrola exatamente da mesma maneira para todos os negócios. Mesmo assim, podemos resumí-lo em cinco etapas principais: desenvolvimento, lançamento, crescimento, expansão e maturidade.

Desenvolvimento

A primeira etapa é a do desenvolvimento. Ela começa antes mesmo da formalização da abertura de empresas. Nela, você constrói sua solução (produto ou serviço), verifica a viabilidade, estrutura o negócio.

Essa é uma etapa muito importante. Existem empresas que vão à falência logo nos primeiros meses, porque o desenvolvimento não foi bem executado. Talvez você ofereça uma solução que não tem demanda, por exemplo. Ou, talvez, você não avalie bem as barreiras de entrada do mercado em que pretende atuar. O resultado é um desperdício de recursos – tempo, dinheiro, energia – em uma idéia de negócio sem potencial para decolar.

Lançamento

A segunda etapa é o lançamento, o momento da abertura de empresas, quando você coloca sua solução no mercado. É a hora do tudo-ou-nada.

Se você executou bem a etapa de desenvolvimento, o lançamento tende a ser bem-sucedido. Porém, tome cuidado: esse sucesso não vai, necessariamente, ser da maneira como você está imaginando. Provavelmente, você não vai ter multidões enlouquecidas batendo na sua porta para comprar seu produto logo no começo.

Na verdade, o grande desafio do lançamento é justamente manter essas expectativas irreais sob controle. Por isso, o empresário deve ter uma forte inteligência emocional.

Crescimento

A terceira etapa é o crescimento. Nela, o negócio deve ver seu faturamento subir. O principal objetivo é a sustentabilidade financeira, ou seja, que a empresa seja capaz de manter suas contas no azul a partir da própria receita, sem precisar de capital externo. Lucro, aqui, ainda não é uma prioridade.

Você deve prestar muita atenção no que acabamos de dizer, no parágrafo anterior. Lucro ainda não é uma prioridade. Ou seja, é muito provável que você ainda não consiga tirar ganhos pessoais da sua empresa nessa etapa. E é aqui que os empresários menos preparados começam a entrar em pânico.

Se você não tem outra fonte de renda e não realizou um planejamento financeiro antes de mergulhar no seu projeto empreendedor, a situação pode apertar. Então, você corre o risco de se endividar, enquanto espera a empresa atravessar a fase de crescimento e finalmente tornar-se lucrativa.

É por isso que, quando conversamos com empresários experientes e perguntamos o que eles fariam diferente, a maioria tem uma mesma resposta. Eles teriam preparado um “pé de meia” mais reforçado para sua vida pessoal, antes de sair do emprego fixo e abrir sua empresa. Outro caminho possível é não abandonar sua fonte principal de renda, e conduzir o negócio paralelamente, nas horas vagas, até que ele realmente comece a gerar lucros.

Expansão

A quarta etapa é a expansão. Quando a empresa se estabiliza financeiramente, ela pode começar a disputar fatias maiores do mercado ou até se posicionar em novos nichos.

Quer alguns exemplos? Um restaurante a la carte pode passar a servir em rodízio; uma papelaria pode ampliar para serviços de gráfica; uma loja de moda feminina pode passar a atender também o público infantil.

Existe um bom motivo para a fase da expansão só acontecer depois do crescimento. É que, se você tentar expandir seu negócio enquanto ele ainda não tem sustentabilidade financeira, pode colocar a empresa no vermelho. É o velho ditado: você precisa aprender a andar, antes de tentar correr.

Maturidade

A quinta etapa é a maturidade, quando a empresa tem lucratividade de maneira consistente. Muitos negócios, quando atingem essa fase, podem ser vendidos para outras empresas maiores. Outros optam por continuar crescendo e, para isso, apostam em buscar novos investidores e até comprar seus concorrentes.

Chegar à maturidade é, na verdade, bem mais raro do que você imagina. As estatísticas mostram que 25% das empresas quebram em até 24 meses, bem antes desta etapa. Isso deve assustar você? Não; mas deve ser um alerta. Se você não quer que sua empresa se torne mais um número nessa estatística, precisa seguir cada etapa com prudência. Não subestime a importância desse processo de evolução.

Os 5 principais desafios do pequeno empresário

O pequeno empresário enfrenta diversos desafios para abrir sua empresa e para manter seu negócio vivo. Isso não deve ser uma surpresa; se empreender fosse fácil, todos fariam. A realidade é que, enquanto ser “dono do próprio negócio” é uma grande realização, ela vem acompanhada de obstáculos igualmente grandes.

A pior coisa que você pode fazer é começar a empreender sem ter consciência desses desafios. Então, que tal conhecer alguns dos principais? Selecionamos cinco: a gestão financeira; a burocracia; a inovação; a aquisição e retenção de clientes; a construção da equipe.

Gestão financeira

Não tem como abrir uma empresa sem pensar na gestão financeira. Ter um negócio exige gestão. Não dá para enfrentar uma abertura de empresa com outra mentalidade.

O pequeno empresário enfrenta a dificuldade para conseguir o capital para dar o chute inicial na sua ideia de negócio; depois, ele ainda precisa encontrar maneiras de manter a bola rolando sem precisar colocar seu próprio dinheiro na empresa.

Ter os recursos financeiros, porém, é apenas uma parte do desafio. A outra é cuidar deles. Mesmo que você tenha R$1 milhão para começar sua empresa, se não souber como organizar um orçamento, monitorar o fluxo de caixa, avaliar os custos e a margem de lucro, entre outras atividades financeiras, esse dinheiro todo vai acabar bem depressa e a empresa ficará em apuros.

Você pode contratar alguém que seja especialista em finanças para cuidar de tudo isso? Com certeza, pode. No entanto, deve evitar se tornar totalmente dependente desse profissional. Todo empreendedor precisa ter conhecimento suficiente de finanças para, no mínimo, ser capaz de monitorar o trabalho do colaborador que faz a gestão financeira da empresa. Afinal, a empresa é sua, e você não vai querer ser fraudado porque colocou o dinheiro nas mãos de outra pessoa.

Entenda bem: a gestão financeira é tão essencial quanto saber como abrir uma empresa. Se a abertura de empresa é parte inerente ao empreendedorismo, se ocupar com a gestão financeira do seu negócio não é diferente disso.

Burocracia

Pense no seguinte, pala ilustrar esse tópico: um dos primeiros atos posteriores à abertura de empresa é a abertura de uma conta em um banco. É impossível se cogitar num modo como abrir uma empresa sem posteriormente se abrir uma conta corrente bancária.

Sejamos honestos então: todo mundo odeia burocracia. Você vai no banco para tentar fechar uma conta, enfrenta uma fila, descobre que precisa ir para outra fila, então descobre que precisa de mais uma série de documentos que você não trouxe, precisa assinar papéis que vão ser autorizados por três pessoas diferentes, em quatro vias, com cópias autenticadas… Ufa!

Só de pensar nesses processos altamente burocráticos, já ficamos cansados. Não é à toa que até os bancos estão trabalhando para acabar com esse problema. Infelizmente, para quem quer abrir uma empresa, esse ainda é um desafio muito presente.

A burocracia começa logo na abertura de empresas, quando é preciso reunir papeladas, conseguir autorizações, esperar emissões de documentos. Além disso, a depender da área em que a empresa atua, ela precisa se sujeitar a regulações específicas, que tornam o processo de abertura ainda mais trabalhoso e demorado.

Mesmo depois, com a empresa aberta, a burocracia continua. Afinal, sempre haverá a necessidade de documentar as atividades, recolher e declarar impostos, fazer os relatórios financeiros do negócio. A melhor maneira de superar esse obstáculo é aprimorando sua organização e adotando ferramentas que ajudem a simplificar o trabalho burocrático.

Inovação

O terceiro desafio é a inovação. Inovar é o único caminho para uma empresa se manter no mercado, sem cair diante da concorrência. Porém, o pequeno empresário que está começando tem recursos limitados para inovar. Então, ele precisa ser ainda mais criativo do que as grandes empresas.

A boa notícia é que, ao contrário do que muitos pensam, a inovação não está na tecnologia, mas nas pessoas. Consequentemente, nem sempre é preciso um grande investimento para inovar. Existem muitas inovações, inclusive, que não giram em torno do produto ou do serviço. Portanto, você precisa se desapegar daquela ideia de que inovação é criar um aparelho ou desenvolver um aplicativo.

Você pode inovar na estratégia do negócio, no posicionamento, na gestão, nos processos. Alguns dos exemplos mais interessantes de inovação nem sequer são percebidos pelos clientes, porque são internos. Por exemplo, uma agência de viagens pode implementar um processo mais eficiente para avaliação de crédito dos clientes, reduzindo o risco de inadimplência. Não é uma inovação glamourosa, mas é extremamente importante para os resultados do negócio, e pode não exigir nenhum (ou quase nenhum) investimento.

Aquisição e retenção de clientes

O quarto desafio é a aquisição e retenção de clientes. Pequenos negócios precisam encontrar maneiras viáveis de ganhar visibilidade, construir reputação, posicionar sua marca. Mais uma vez, os recursos limitados exigem que a estratégia seja muito bem construída.

Para aumentar a aquisição de clientes, o foco principal é em Marketing. Atualmente, o Marketing Digital abre portas para que as PMEs possam competir com um pouco mais de igualdade pela atenção do público, já que ele tem um custo mais acessível e um amplo alcance.

Investir em presença na internet já deixou de ser uma opção, pois a maioria dos consumidores faz a primeira aproximação com as empresas por meio de canais digitais: a rede social, o site, o blog, o whatsapp. Se a sua empresa não está nesses canais, ela não existe para os potenciais novos clientes.

Já para fortalecer a retenção dos clientes, o foco principal é em Atendimento ao Cliente. Essa atividade mudou um pouco de perfil. Ela não se limita mais ao “Posso ajudar?”, à conversa com roteiro, ao suporte quando o cliente tem problemas. Agora, o Atendimento se dedica a entender o cliente e ajudá-lo a atingir seus objetivos.

Por isso, o termo da moda é “Customer Success”, ou “Sucesso do Cliente”. Por exemplo, o Atendimento de uma loja de computadores não está lá apenas para tirar dúvidas dos clientes. Seu papel é entender porque o cliente quer um computador, o que ele precisa fazer com o aparelho e, assim, ajuda-lo a identificar o modelo mais indicado para suas necessidades. Assim, o cliente sai mais satisfeito e volta mais vezes.

Construção da equipe

Finalmente, o quinto desafio é a construção da equipe. O pequeno empresário, de maneira geral, trabalha com uma equipe enxuta. Por isso, ele precisa de profissionais que apresentem um conjunto de competências mais diversificado.

Um conceito interessante, que pode ajudar nessa questão, é o do profissional I-shaped e do profissional T-shaped.

O profissional I-shaped é aquele altamente especializado em uma área, em uma atividade, mas sem conhecimentos relevantes sobre qualquer outra. Basta lembrar daquele estereótipo do profissional essencialmente técnico, que sabe tudo sobre redes e computadores, mas não entende nada sobre o restante do negócio. Fora da salinha de TI, ele não tem nada a contribuir para a equipe.

Enquanto isso, o profissional T-shaped é aquele que, embora altamente especializado em uma área, tem uma boa base de conhecimentos em várias outras. É o exemplo do profissional de TI que sabe tudo sobre redes e computadores, mas também entende um pouco sobre Marketing, sobre Finanças, sobre Logística. Assim, ele pode contribuir mais para a estratégia do negócio, porque entende como a sua atividade se relaciona com as demais e afeta a empresa.

Dessa forma, buscar profissionais T-shaped para compor a equipe é um caminho para garantir alta performance, mesmo com um grupo pequeno de colaboradores.

Obtenção de capital de giro para pequenas empresas

Uma abertura de empresa não é nada simples para quem jamais esteve diante desse processo. Na mesma trilha, tão complexo quanto como abrir uma empresa é o processo de obtenção de capital de giro, dificuldade que se acentuará justamente no momento em que você mais precisar dele.

Capital de giro é o dinheiro usado no dia a dia, para pagar as contas da empresa e manter as operações. Ele recebe esse nome justamente porque ele “gira”, “circula” na conta.

Quando uma empresa está começando, a falta de capital de giro é um problema comum. O empresário usou todos os recursos que tinha disponíveis para o investimento inicial: cobrir os custos da abertura da empresa, comprar equipamentos, formar seu estoque. O problema é que, com isso, não restam recursos para os gastos recorrentes envolvidos nas operações da empresa.

Por isso, todo empreendedor precisa pensar em como vai obter esse capital, antes de fazer a abertura de sua empresa. A boa notícia é que existem várias maneiras de resolver esse problema.

Entender essa etapa da abertura de empresa pode parecer dispensável, Contudo, compreender o processo de como abrir uma empresa requer que esse passo seja dominado, pois em algum momento você terá que tirar esse conhecimento da gaveta.

Empréstimos

A primeira alternativa é buscar um empréstimo. Existem linhas de crédito com baixos juros nos bancos voltadas justamente a trazer capital de giro para a empresa. Esse é, provavelmente, o caminho mais fácil. No entanto, antes de sair assinando um empréstimo, é preciso fazer uma análise financeira.

Pense bem: se você não tem capital de giro hoje, quando você pega o empréstimo, pode resolver o problema em curto prazo. Só que, amanhã, se você não tiver feito ajustes nas finanças da empresa, o capital de giro vai faltar novamente. E, para piorar, você vai ter uma conta a mais: o pagamento do empréstimo. Aí, se você pegar mais empréstimos, o montante dos gastos vai aumentando, até se tornar uma bola de neve da qual é muito difícil escapar.

Portanto, o empréstimo pode ser uma boa solução para uma falta pontual de capital de giro. Entretanto, é preciso encontrar outras formas de resolver o problema.

Antecipação de recebíveis

A segunda alternativa é a antecipação de recebíveis. Basicamente, consiste em vender o crédito da sua empresa com clientes a uma instituição financeira. Por exemplo, se o cliente A vai pagar R$1.000 para sua empresa daqui a 30 dias, mas você precisa de capital de giro com urgência, pode vender esse crédito para uma financeira e receber R$900 hoje.

Sempre que você faz a atencipação de recebíveis, você perde uma parte do que teria a receber. É preciso calcular quanto está perdendo; em um determinado momento, essa troca pode valer a pena e, em outros, não. Você só poderá tomar essa decisão se tiver a informação. Não se esqueça de que o controle dos números é essencial para a gestão financeira.

Sale&Leaseback

A terceira alternativa, um pouco mais sofisticada, é o acordo de Sale&Leaseback. É um acordo que pode ser feito com um investidor, se a empresa for proprietária do imóvel em que está instalada.

Por meio desse acordo, a empresa, ao mesmo tempo, vende o imóvel para o investidor e aluga o imóvel de volta. Assim, o investidor entrega um valor imediatamente pela empresa, a título da compra, e a empresa devolve aos poucos, mês a mês, a título do aluguel. É como se fosse um empréstimo, com o imóvel como garantia. Depois que o acordo é finalizado, o imóvel volta para a empresa.

O que não fazer

Existem outras formas de conseguir capital de giro? Sim, com certeza! Apenas tenha em mente que misturar o dinheiro pessoal do empreendedor com o capital da empresa é um caminho perigoso. Mesmo que pareça a alternativa mais fácil, deve ser evitada a todo custo.

Suponha, por exemplo, que sua empresa está com o caixa zerado, e precisa de R$100 para o capital de giro, pois nos próximos dias será preciso pagar um fornecedor. Seria muito simples tirar R$100 do seu bolso e colocar no caixa da empresa, certo?

Só que, com esse simples gesto, você está desequilibrando todas as finanças e a contabilidade. De onde vieram esses R$100? Como eles serão devolvidos depois? Como essa transação vai ser registrada nos livros?

Além disso, é comum que essas “ajudinhas” estejam mascarando o fato de que a empresa não está tendo um bom desempenho. Em vez de tampar o sol com a peneira, é melhor identificar a raiz do problema e resolver o problema pela raiz.

Vale a pena ressaltar que a mesma recomendação também vale para o caso oposto: tirar dinheiro do caixa da empresa para uso pessoal. Mesmo que a empresa seja sua, as retiradas não podem ser desregradas. Do contrário, você pode acabar retirando recursos que seriam necessários para as atividades do negócio e, assim, prejudicando seu desempenho.

Os 7 principais motivos porque as empresas quebram

Como se vê, ter boas noções sobre o processo de como abrir uma empresa é fundamental para não cair em armadilhas. As atividades em torno do processo de abertura de empresa são muitas e contém detalhes que requerem muita atenção.

Nessa linha, você já deve ter visto alguma estatística assustadora sobre quantas empresas quebram nos primeiros anos. Nesse conteúdo mesmo, nós já apresentamos uma dessas estatísticas: segundo dados de 2018, 25% das empresas fecha antes de chegar a 2 anos.

Saber esses números sem entender o porquê tantos empresários falham não ajuda em nada. Uma abertura de empresa é um ato de empreendedorismo (um deles). O processo de como abrir uma empresa deve ser avaliado por completo, não só pelas etapas burocráticas.

Então, vamos apresentar os sete principais motivos para tantas empresas quebrarem logo no começo. Eles são: falta de informação financeira; falta de capital; falta de lucro; alta carga tributária; inadimplência; localização inadequada; concorrência.

Falta de informação financeira

O primeiro motivo é a falta de informação sobre o desempenho financeiro do negócio. Muitos pequenos empresários não sabem identificar se a empresa está tendo lucro ou prejuízo. Assim, uma situação de desempenho financeiro ruim pode se estender, sem ser percebida, até que fica insustentável e a única solução é fechar as portas.

Para evitar esse problema, é importante manter um controle rigoroso sobre as finanças da empresa, especialmente os custos. Um bom ponto de partida é identificar os custos variáveis (aqueles que dependem do volume de vendas, como o custo das embalagens de produtos) e os custos fixos (aqueles que não dependem do volume de vendas, como o custo do aluguel).

Falta de capital

O segundo motivo é a falta de capital. Não ter capital de giro, por exemplo, simplesmente faz as operações pararem, porque não é possível pagar os fornecedores. Como já vimos, existem maneiras de conseguir capital de giro; infelizmente, nem todos os empresários sabem disso.

Além de ter o capital, mais uma vez, vale a pena reforçar: é preciso fazer uma boa gestão dos recursos financeiros. Para o caso do capital de giro, o destaque vai para um instrumento chamado fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é um relatório das entradas e saídas de dinheiro no caixa da empresa, bem como, é claro, do saldo do caixa. Esse relatório permite identificar se, em algum momento, a empresa vai ficar sem capital de giro. Além disso, ele é muito útil para planejar gastos futuros, com base na projeção do saldo de capital que estará disponível. Ou seja, você consegue evitar compras que vão colocar sua empresa no vermelho.

Muito conveniente, não é mesmo? Justamente por isso, o fluxo de caixa deve ser preciso. É comum atualizar esse relatório diariamente.

Falta de lucro

O terceiro motivo é a falta de lucro. Mesmo que a empresa tenha capital e gere receita, se não houver lucro, não existe motivo para seguir adiante. Afinal, ninguém trabalha de graça, nem os empresários.

Nós já vimos que, nas etapas iniciais da evolução da empresa, é comum (e até normal) não ter lucro. Porém, se a empresa já se estabilizou e ainda não está permitindo que você traga dinheiro para casa, isso é um problema.

Se o negócio não gera lucro, uma das hipóteses faltou uma análise mais adequada da viabilidade, que deve ser feita antes da abertura de empresas. Em outras palavras, lá no começo, a análise da demanda potencial falhou em perceber que não haveria interesse suficiente para que esse negócio chegasse a ser lucrativo. Se esse for o caso, pode ser necessário “pivotar”; ou seja, reposicionar a empresa completamente, trocando de produto ou de serviço.

Outra possibilidade é que a receita da empresa esteja sendo consumida por altos custos, que não permitem haver lucro. Nesse caso, é preciso analisar os custos para identificar possibilidades de enxugar, economizar. Mais uma vez, fica clara a importância de ter uma gestão financeira eficiente, não é?

Alta carga tributária

O quarto motivo é a alta carga tributária. Se a empresa opera em um segmento em que os impostos são muito altos e a sua margem de contribuição é pequena, é possível que, mesmo atingindo todas as metas de vendas, ela ainda fique no prejuízo. Esse é mais um caso em que faltou planejamento e análise antes de abrir o negócio.

É por isso que o momento da abertura de empresas é tão importante. Nesse momento, você precisa reunir o máximo de informação possível, inclusive informação fiscal. Vale a pena consultar um especialista, que possa orientar o empresário sobre os tributos que incidirão na sua atividade.

Um especialista pode fazer até mais do que isso, apontando como a empresa pode pagar menos tributos, de maneira legal. Por exemplo, no Brasil, existem vários incentivos fiscais, e nem todos os empresários estão cientes de quais são ou como aproveitá-los. Com esses incentivos, é possível economizar milhares – ou até milhões – de reais todos os anos.

É por isso que ter o apoio de uma equipe de suporte, desde o momento da abertura de empresas, é um investimento que compensa.

Inadimplência

O quinto motivo é a inadimplência dos clientes. Ele aparece quando não existe um procedimento para reconhecer maus pagadores antes da venda, isto é, um procedimento de análise de crédito dos clientes.

Imagine que a sua empresa simplesmente aceita fazer vendas a prazo, ou parceladas, para qualquer pessoa que aparece. Segundo dados de 2019, 62 milhões de brasileiros estão inadimplentes. Isso significa que existe uma altíssima probabilidade de você acabar não recendo por essas vendas.

A solução é simplesmente não vender a prazo nem oferecer parcelamentos para ninguém? Não, pois, se fizer isso, você vai perder muitos clientes. Em vez disso, a melhor saída é analisar o perfil de crédito dos clientes (com a ajuda de ferramentas como o Serasa Experian) e adaptar as opções mais flexíveis de pagamento de acordo com a probabilidade de inadimplência de cada um. Quanto maior a probabilidade de inadimplência, menor a flexibilidade do pagamento.

Além de identificar os maus pagadores, também é recomendável ter um bom procedimento de recuperação de dívidas. Por quê? É simples: a maioria dos inadimplentes não quer ser inadimplente. Eles querem pagar as dívidas.

Então, você precisa criar maneiras de identificar quem são essas pessoas que querem pagar e criar condições para que elas consigam fazer isso. Assim, você cria valor para o cliente, constrói uma boa reputação para a empresa e, ainda, evita que o negócio tenha problemas financeiros maiores.

Localização inadequada

O sexto motivo é a má localização da empresa. Sim, em alguns segmentos, principalmente para empresas de comércio e serviços, a localização é um fator crucial para o sucesso do negócio. Ela garante mais visibilidade e até ajuda a construir a imagem do negócio, com base na reputação da vizinhança. Por isso, a escolha do lugar onde vai instalar sua empresa não pode ser feita no impulso.

Em alguns casos, você pode não conseguir a localização ideal logo no começo, por vários motivos: porque não tem capital suficiente disponível, ou porque não existe um imóvel vago na região nesse momento, ou porque os imóveis vagos não atendem às necessidades do seu negócio. Então, faz sentido buscar a melhor localização possível no momento, o seu “plano B”.

Porém, não tire os olhos do prêmio: quando for possível colocar sua empresa naquela localização ideal, agarre a oportunidade. Você ficaria surpreso com o quanto isso pode alavancar suas vendas.

Concorrência

Finalmente, o sétimo motivo é a concorrência. Porém, é importante notar que o verdadeiro problema não é a concorrência em si. O problema é quando a empresa nova não consegue encontrar uma maneira de se diferenciar das outras, que já estavam no mercado. Por isso, falha em conquistar seu espaço.

Para evitar esse problema, é essencial envidar esforços lá no começo, na etapa do desenvolvimento, antes da abertura da empresa. É nesse momento que você planeja seu negócio e reflete sobre essas questões básicas, como o diferencial. Procure responder a duas perguntas simples: O que minha empresa tem ou faz, que as outras não? Por que os clientes devem escolher a minha empresa, em vez dos meus concorrentes?

Tome cuidado com alguns erros comuns em relação ao diferencial.

Ao contrário do que muitos empresários pensam, preço baixo, por exemplo, não é um diferencial interessante. Além de ser facilmente copiado por qualquer concorrente, ele pode colocar sua empresa em uma situação financeira bastante complicada ao longo do tempo.

Outro erro comum é achar que o diferencial é aquilo que o empresário considera interessante no seu próprio negócio. Porém, o que interessa é o ponto de vista dos consumidores. Portanto, antes de definir o diferencial, faça uma pesquisa de mercado; converse com algumas pessoas que têm o perfil de potenciais clientes e descubra o que é um diferencial, na visão delas.

Como última recomendação para fechar esse tópico: aprenda com perfeição como abrir uma empresa e verá que todos esses pontos não serão um grande problema se você souber tratar com adequação de cada um deles. Com estudo e preparo, o processo de abertura de empresa passa a ser simples.

A escolha do nome e o registro da marca

A atividade de abertura de empresa exige experiência e conhecimento multidisciplinar. Nessa linha, não dá para dizer que se sabe como abrir uma empresa sem bom conhecimento sobre o processo de registro de uma marca.

Coca-cola, Apple, Ferrari… Você não precisa mais do que um nome, um símbolo, até mesmo uma cor, para saber quais são essas empresas. Esse é o tipo de relação que você deve buscar construir com o mercado, e ela passa pela escolha do nome e o registro da marca.

Em relação ao nome e à marca da sua empresa, alguns fatores devem ser considerados: associação, memorização e originalidade.

Associação

Em primeiro lugar, o nome pode promover uma associação fácil com o negócio ou, pelo menos, com um elemento central para ele. Coca-cola, por exemplo, remete à coca, que era um ingrediente da fórmula original da bebida. Em Microsoft, o “soft” remete a software. O nome também pode remeter a alguma característica com a qual a empresa se identifica. Amazon, por exemplo, remete à Amazônia, que é grande, vasta.

Memorização

Em terceiro lugar, o nome deve ser simples e fácil de lembrar. Também é interessante que ele seja fácil de soletrar e fácil de pronunciar. Nomes longos, difíceis, com sons e escritas complicados, podem criar uma barreira para os consumidores.

Aliás, perceba que muitas empresas com nomes complicados acabam usando simplificações; como a Hewlett Packard, que você provavelmente conhece como HP, ou a Bavarian Motor Works, que todos chamam apenas de BMW.

Originalidade

Tudo isso é muito importante na escolha do nome da empresa, mas o nome também é a marca, o que implica em mais um detalhe: ser original, único. Se você quiser abrir uma empresa de utensílios domésticos chamada Tramontina, vai ter problemas legais, porque essa marca já existe, no mesmo segmento de mercado.

Além do nome, o logo da empresa também deve ser escolhido observando esse mesmo cuidado. O empreendedor que abrir uma lanchonete chamada Melão Maduro pode não ter nenhum problema com o nome; mas, se o logo for um grande “M” arredondado e amarelo, logo vai receber uma carta dos representantes do McDonald’s.

A consulta de viabilidade

Dominar as etapas de como abrir uma empresa ajuda para que deslizes não sejam cometidos. Uma abertura de empresa bem assistida evita esses problemas.

Nesta esteira, um passo indispensável para abrir uma empresa é a consulta de viabilidade, feita na Junta Comercial do Estado. Mas, afinal, o que é isso?

A consulta de viabilidade é uma pesquisa que revela se existem outras empresas registradas com nome idêntico ou semelhante. Além disso, essa pesquisa também revela se o endereço escolhido para o negócio apresenta alguma restrição, considerando que existem bairros e regiões onde não é permitido desenvolver certas atividades.

É importante não confundir essa “consulta de viabilidade”, que faz parte dos passos burocráticos para a abertura de empresas, com a análise de viabilidade do negócio, que é estratégica e deve ser feita antes da abertura, na etapa de desenvolvimento.

Você pode estar se perguntando: como abrir uma empresa tendo que lidar com todos esses entraves? Não seria mais simples efetuar a abertura de empresa e depois correr atrás disso?

A  verdade é que esse processo te ajuda a não ter que corrigí-lo no futuro. No mais, também temo o processo de “consulta de viabilidade online”.

Consulta de viabilidade online

A abertura de empresa é um processo abrangente e, por isso, desvendamos todo ele aqui para você. Com esse tutorial você saberá como abrir uma empresa sem mistérios. Vejamos a “consulta de viabilidade online”.

Como parte das iniciativas para tornar o processo de abertura de empresas mais simples e ágil, a consulta de viabilidade já pode ser feita pelo site na maioria das Juntas.

Vamos usar a JUCESP – Junta Comercial do Estado de São Paulo como referência. O Governo do Estado implementou o sistema Via Rápida Empresa REDESIM, que permite fazer a consulta de viabilidade online. Para tornar o processo ainda mais simples, também foram disponibilizados manuais que ensinam, passo a passo, como fazer a consulta.

Você perguntaria: há como abrir uma empresa sem consultar a viabilidade? Não. Pelo menos não é recomendável pular essa etapa. Num processo de abertura de empresa é necessário que se verifique que a atividade que se pretende desempenhar pode ser executada no local escolhido.

A locação do imóvel para abertura de empresas

Para fazer uma abertura de empresa você deve se atentar a cada detalhe. Conhecer como funciona o processo de como abrir uma empresa faz com que você fique atento às menores particularidades de cada processo. Uma dessas particularidades pode ser a escolha do móvel do estabelecimento.

Boa parte das empresas não opera em imóveis próprios; em vez disso, o empresário prefere a locação. O motivo é que isso lhe garante mais flexibilidade.

Lembra-se de como a localização é importante, e uma localização inadequada pode até fazer a empresa quebrar? Se o negócio opera em um imóvel alugado, você tem mais facilidade para se mudar quando aparecer uma oportunidade de conseguir a localização ideal.

No entanto, mesmo que você pretenda ficar apenas temporariamente em uma certa localização, precisa tomar cuidados na hora de fechar a locação do imóvel. Então, aqui vão algumas dicas para escolher e alugar com segurança.

Avalie as necessidades

Tenha uma visão bem definida do que a sua empresa precisa, em termos de estrutura do espaço, para conduzir suas operações. Crie uma lista de critérios que o imóvel deve atender, destacando aqueles que são indispensáveis e os que podem ser negociados. Essa lista ajudará a filtrar as opções disponíveis de maneira objetiva.

As necessidades de estrutura de um salão de beleza e de uma escola, por exemplo, são bastante diferentes. Um imóvel pode ser ideal para um salão, mas não ser adequado para uma escola.

Algumas coisas você pode até resolver com certa facilidade. Por exemplo, se você alugar um galpão aberto, existe a possibilidade de criar uma estrutura com divisórias para construir o ambiente desejado. Porém, dependendo do nível de modificações que seja preciso realizar, isso vai elevar o custo para sua empresa. Não se esqueça de levar isso em consideração.

Reflita sobre a localização

Não vamos no estender demais sobre esse ponto, porque ele já foi discutido várias vezes e você já entendeu: a localização é importante. Então, fica apenas o recado para refletir, com um olhar estratégico, sobre a localização ideal para o imóvel que você vai alugar. Visibilidade, fácil acesso, fluxo de transeuntes, proximidade de outras empresas, tudo isso pode ajudar a aumentar a procura pelo seu negócio.

Considere o preço

Considere o preço do aluguel em relação aos recursos disponíveis e ao seu planejamento financeiro. Você pode encontrar o imóvel perfeito, mas, se o aluguel não cabe dentro das finanças que você calcula para os primeiros meses (ou até os primeiros anos) da empresa, então talvez seja melhor escolher a segunda opção.

Não se esqueça de que o aluguel é uma conta recorrente, que vem todos os meses, e o dinheiro para pagá-lo vai sair do caixa. Portanto, isso significa que vai haver menos capital de giro para outros custos e despesas. Se o aluguel for excessivamente alto em relação às receitas da empresa, você talvez não consiga contratar mais funcionários ou comprar mais insumos quando precisar.

Faça uma lista

A busca pelo imóvel ideal para alugar deve ser organizada. Faça uma lista das opções disponíveis e use os critérios acima (estrutura, localização, preço) para riscar algumas delas.

Depois de reduzir sua lista a quatro ou cinco opções, visite cada uma e verifique as condições reais dos imóveis. Afinal, você não pode tomar uma decisão desse porte baseando-se apenas em fotos e descrições. É indispensável ver pessoalmente o local e se perguntar: como eu instalaria minha empresa aqui?

Tire medidas do espaço; veja se lâmpadas, torneiras e descargas estão funcionando; avalie o estado da pintura e do piso; observe se as paredes têm rachaduras; preste atenção até em detalhes como a iluminação natural e a quantidade de tomadas disponíveis. Com essas informações, é possível prever quais ajustes e reparos serão necessários. Como já foi dito antes, esse custo também precisa entrar no planejamento financeiro do seu negócio.

Verifique a papelada

Esse é um daqueles momentos de burocracia na abertura de empresas. Antes de assinar o contrato do aluguel, verifique toda a documentação do imóvel, para ter certeza de que a sua situação está regularizada.

Verificar a papelada pode ser um pouco complicado. Isso isso pode até ser tão complexo quanto abrir uma empresa sem conhecer o processo. De fato, para se lançar numa abertura de empresa você precisa de orientação a esse respeito.

Por exemplo, você precisa consultar a escritura e a matrícula do imóvel para ter certeza de que a pessoa que está alugando é realmente o proprietário. Você também precisa verificar, na prefeitura, se o IPTU está com os pagamentos em dia. Cuidar disso fica mais fácil se você tiver um especialista para orientá-lo.

As Instalações

Alugou o imóvel? Agora, é a hora de cuidar das instalações. Elétrica, hidráulica, telefonia e internet precisam estar em ordem antes de você começar suas atividades. Ah, e não se esqueça também de cuidar das instalações de segurança, providenciando, por exemplo, luzes de emergência, sensores de fumaça e extintores de incêndio.

É claro que você não precisa pegar um martelho e uma furadeira e começar a fazer tudo isso sozinho. É bem mais eficiente contar com profissionais para colocar as instalações em ordem. Para ficar ainda melhor, você pode encontrar e contratar esses profissionais por meio de aplicativos. Descubra alguns apps úteis para essa etapa.

Habitíssimo

O Habitíssimo é um site onde você pode encontrar uma vasta gama de profissionais para cuidar das instalações do imóvel: engenheiros, arquitetos, eletricistas, vidraceiros, pintores, marceneiros, entre outros. Basta pesquisar o serviço que você precisa e a localização. Então, você visualiza uma lista de profissionais e pode entrar em contato e pedir orçamento aos que quiser.

GetNinjas

O GetNinjas permite fazer a contratação de profissionais para diversos tipos de serviço. Você acessa o site, digita o que está precisando, preenche um formulário simples com detalhes do projeto e recebe três ou quatro orçamentos de profissionais cadastrados na plataforma. Então, é só escolher um dos orçamentos para fechar a contratação.

Crafty.Work

Com o Crafty.Work, você encontra serviços de pedreiros, carpinteiros, eletricistas, empreiteiros, gesseiros e outros, com base na sua localização. Então, o site apresenta uma lista de profissionais, indicando a distância. Você pode visualizar o perfil e solicitar um orçamento diretamente para qualquer profissional da lista.

Reforma Simples

Outro app que merece menção na nossa lista é o Reforma Simples, mas ele é um pouco diferente, porque seu foco não é na contratação de mão-de-obra. Em vez disso, ele permite calcular a quantidade e o preço dos materiais que serão precisos para cuidar das instalações no imóvel da sua empresa. Por isso, ele simplifica seu planejamento financeiro.

Arquilego

O Arquilego também não é um app para contratar mão-de-obra. Em vez disso, é uma plataforma online para elaborar o projeto de arquitetura e decoração do imóvel. Você faz a solicitação pelo site, preenchendo um formulário com informações sobre o espaço e suas preferências, incluindo medidas e imagens; então, recebe um projeto totalmente personalizado.

10 escritórios de coworking em São Paulo

Para efetuar uma abertura de empresa é preciso ter disposição para encarar um número enorme de detalhes. Como abrir uma empresa tendo que incorrer em tantas burocracias como as que vimos até aqui?

Por outro lado, o mercado se ajustou para gerar algumas facilidades para os novos empreendedores. Uma delas são os escritórios de coworking.

Certas atividades, como por exemplo a de serviços de consultoria, dispensam um espaço próprio com uma estrutura específica. Só o que você precisa é de um ambiente profissional para realizar suas reuniões com clientes. Esse é o seu caso? Então, a melhor solução pode ser um escritório de coworking.

Os escritórios de coworking reúnem as facilidades de um escritório, em um ambiente no qual várias empresas podem trabalhar juntas. Além de ser uma alternativa para não precisar comprar nem alugar um imóvel inteiro, você ainda se beneficia do contato com outros empresários.

Todos os grandes centros urbanos contam com, pelo menos, um escritório de coworking. Veja uma lista de 10 escritórios de coworking em São Paulo:

Spaces Vila Madalena

O Spaces Vila Madalena é um coworking localizado no bairro de Vila Madalena. Entre seus destaques estão 3 salas de reunião, 46 mesas de coworking, 30 mesas exclusivas, serviço completo e wi-fi super rápido.

Club Coworking Paulista

O Club Coworking Paulista fica localizado na Avenida Paulista. O espaço é dividido em duas áreas; uma destinada à recepção e salas de reunião, e a outra destinada ao coworking. Além disso, conta com um terraço com café e snacks para as horas de descanso.

YouW

O YouW fica localizado na Avenida Brigadeiro Faria Lima. Ele funciona em um prédio de 10 andares, com 310 posições, entre privativas, fixas e compartilhadas, além de 8 salas de reunião, auditório com capacidade para 40 pessoas e terraço.

Metrópole Coworking

O Metrópole Coworking fica localizado na Vila Olímpia. Ele tem espaços compartilhados e salas privativas para equipes de 3 a 8 pessoas. Conta, também, com salas de reunião para até 16 pessoas.

Worká

O Worká fica localizado na Zona Norte, em Santana. Ele oferece mesas flexíveis e mesas exclusivas em ambiente compartilhado, além de salas privativas. Os usuários também podem aproveitar as salas equipadas para reuniões, treinamento e eventos.

Allure CW

O Allure CW não fica localizado na cidade de São Paulo, mas em Guarulhos. Suas instalações incluem 40 estações de trabalho, 5 salas privativas, uma sala de reunião equipada com Datashow e uma sala de treinamento de 40m² para até 40 pessoas.

Mooka Workspace

O Mooca Workspace fica localizado na região da Mooca. Além da área do coworking, tem 2 salas de reunião equipadas com TV de 43” e uma área de convivência que pode ser utilizada para eventos com até 40 pessoas. Após às 18h nos dias de semana e aos finais de semana, o espaço de coworking pode ser usado para treinamentos com até 24 pessoas.

Work Offices & Coworking

O Work Offices & Coworking fica localizado no bairro de Higienópolis. Ele oferece salas privativas com até 37 estações de trabalho cada, em diferentes formatos. Além disso, tem 3 salas de reunião com até 40 lugares.

Bendito Coworking

O Bendito Coworking fica localizado no bairro Cerqueira Cesar. Suas instalações incluem estações rotativas e compartilhadas, salas privativas, salas de reunião, auditório para eventos e cozinha. Outros destaques disponíveis para os usuários são segurança e monitoramento 24h, recepção de correspondências e, dependendo do plano contratado, apoio administrativo.

Co.W Coworking Spaces

O Co.W Coworking Spaces tem várias localizações; a principal é na Vila Gertrudes. A estrutura pode receber até 760 pessoas, e é composta por salas privativas com tamanho customizado, estúdio, salas de eventos e sala de jogos.

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Aproveite e navegue pela página e leia nosso tutorial completo para saber como funciona todas as etapas de como abrir uma empresa. A abertura de empresa não tem mistério para quem se preocupa em buscar informação de qualidade tal como você.

A escolha do escritório de contabilidade

É possível abrir seu negócio sem ser necessário saber como profundidade como abrir uma empresa como um profissional da área. A abertura de empresa feita com um escritório contábil geralmente é mais tranquila.

De fato, um dos seus principais parceiros para manter sua empresa funcionando será o escritório de contabilidade. Ele é responsável por controlar as movimentações financeiras, registrando e transformando em relatórios. Esses relatórios são usados para fins burocráticos, mas também são muito úteis para a gestão do seu negócio, pois ajudam a enxergar os pontos fortes e fracos das finanças da empresa.

Ignorar como abrir uma empresa pode ser um fator de insucesso. Uma abertura de empresa executada sem zelo certamente trará problemas lá na frente.

Dessa forma, o processo de abertura de empresa requer a assessoria de profissionais experientes. Siga aprendendo como abrir uma empresa e brilhe na fase inicial do seu empreendimento, mas não deixa de escolher um escritório de contabilidade de sua confiança para ajudá-lo.

A escolha do escritório de contabilidade deve ser cuidadosa, portanto. Tem como abrir uma empresa passando incólume por essa fase? Certamente que não. No mínimo no momento da abertura de empresa isso será necessário.

Existem muitos escritórios de contabilidade por aí e, ao contrário do que alguns empresários pensam, contador não é tudo a mesma coisa. Por isso, separamos algumas dicas para ajudá-lo a contratar com segurança.

Verifique a habilitação

Antes de qualquer outra coisa – literalmente, qualquer outra coisa –, verifique a habilitação do contador. A atividade de contabilidade segue uma legislação rigorosa e só pode exercê-la quem está habilitado pelo CFC, o Conselho Federal de Contabilidade.

O problema é que, se alguém que não está habilitado assinar os relatórios contábeis da sua empresa, não é apenas essa pessoa que vai ser considerada responsável. Você, enquanto proprietário e administrador, e até a sua empresa, enquanto pessoa jurídica, também podem sofrer consequências legais.

Entenda os tipos de contador

Sim, existem tipos de contador, e você precisa entender quais são para encontrar o mais adequado para cuidar da contabilidade da sua empresa.

A divisão já começa entre os contadores especializados na contabilidade de pessoa física e os especializados em pessoas jurídicas. Ou seja, o contador que faz o seu imposto de renda pessoal não é, necessariamente, a melhor escolha para cuidar da contabilidade da sua empresa.

Além disso, alguns escritórios se especializam na contabilidade de certos tipos de atividades empresariais, como indústria química ou comércio varejista. Então, para obter o melhor serviço, procure um escritório com especialistas na atividade do seu negócio.

Valorize a acessibilidade

Você vai querer trabalhar com um escritório de contabilidade acessível, isto é, que está disponível para atendê-lo com agilidade, no momento em que você precisa. Se o escritório for próximo à sua empresa, por exemplo, isso facilita muito a realização de reuniões. Porém, a proximidade física não é a única solução.

Hoje, você pode ter acessibilidade por meio dos canais digitais. Por exemplo, se o escritório realiza atendimento pelo whatsapp, basta enviar uma mensagem para receber as informações que você precisa.

O mais importante é que o contador não deixe você esperando horas, ou dias, por uma resposta. Quando isso acontece, pode até ser um sinal de que o escritório tem problemas de organização e produtividade.

Observe a infraestrutura tecnológica

O contador não é mais aquele profissional que passa os dias enterrado em papéis e escondido atrás de uma calculadora. Ou, pelo menos, ele não deveria ser. Existem recursos tecnológicos mais avançados que permitem ao contador realizar seu trabalho de maneira mais rápida e com mais precisão. Então, na hora de escolher o escritório, observe se ele utiliza esses recursos.

Como avaliar esse critério? Aqui estão duas coisas que você pode perguntar ao contador.

A primeira pergunta é: é possível integrar os dados dos sistemas que você usa na sua empresa com o sistema que o escritório de contabilidade utiliza? Se isso for possível, significa que você não vai ter nenhum trabalho adicional para repassar as informações da sua empresa ao contador. A troca de informações ocorre de maneira digital, diretamente entre os sistemas.

A segunda pergunta é: Como funcionam os backups de dados do escritório de contabilidade? Se o contador perde os dados, ele basicamente perde todo o trabalho feito, o que traz muitos prejuízos para a sua empresa. Então, por questões de segurança, é importante que o escritório de contabilidade tenha um procedimento rigoroso de backup.

Descubra quais relatórios são oferecidos

Lembra-se que, lá no começo desse item, nós mencionamos que os relatórios contábeis são úteis para a gestão da empresa? Pois eles são mesmo, mas nem todos.

Alguns relatórios contábeis são tão técnicos, que a única utilidade é a fiscal, mesmo. Isso porque, quando eles chegam na mão de um gestor, por melhor que esse gestor seja, ele simplesmente não consegue entender aquelas informações.

Os escritórios de contabilidade mais atentos estão percebendo isso. Portanto, eles oferecem os relatórios contábeis tradicionais, para fins fiscais, mas também oferecem relatórios mais adequados para o uso na gestão da empresa. A informação pode ser a mesma, mas o formato em que ela é apresentada é diferente.

Vale a pena reforçar, ainda, que o escritório de contabilidade só pode ser esse parceiro estratégico se ele trabalhar com a sua empresa de maneira consistente. Um escritório que passa o ano “sumido” e só aparece em Dezembro não pode desempenhar esse papel. Então, escolha um escritório que tenha capacidade para produzir e enviar esses relatórios periodicamente, por exemplo, todo mês.

Busque referências

Como é que você avalia a qualidade do trabalho de um profissional, se você não entende muito bem esse trabalho? Em outras palavras, como você vai saber se o escritório de contabilidade é bom ou ruim, se você não sabe como é feita a contabilidade?

A saída é buscar por referências de quem já trabalhou com ele. Verifique o site e as redes sociais do escritório, descubra quem são seus clientes, veja se existem comentários sobre ele na internet, busque o perfil dos profissionais no LinkedIn. Informações essenciais do seu negócio vão ser colocadas na mão do contador; então, ter confiança no escritório que vai contratar é indispensável!

Dentro disso, tenha em mente que uma abertura de empresa é um passo muito importante. Desconhecer as etapas de como abrir uma empresa pode trazer riscos na fase inicial de abertura do seu negócio, por isso recomendamos a assessoria de uma contabilidade de sua confiança.

Infográfico: processo de abertura de empresa

Uma abertura de empresa exige muitos conhecimentos multidisciplinares. Como abrir uma empresa desse jeito? Temos que ser perseverantes para avançarmos.

O processo de abertura de empresa tem vários passos. Para que você consiga visualizar melhor todos eles, preparamos um infográfico que resume essa jornada. Confira abaixo:

A abertura de empresa deve ser feita com base nesse rito. Para dominar o tema de como abrir uma empresa e tirar de letra esse assunto, tenha sempre em mente esse infográfico acima. A abertura de empresa, como dissemos linhas atrás, envolve dezenas de detalhes, ou seja, a dúvida sobre como abrir uma empresa envolve muitas vertentes.

Esperamos que nosso infográfico te ajude.

O prazo para abertura de empresa

Tem como abrir uma empresa em pouco tempo? É claro que sim. Há casos de abertura de empresa no dia seguinte ao protocolo. Uma abertura de empresa pode se concluir com velocidade impressionante.

Há processos de abertura de empresa que amarguram meses, é verdade, tal como abrir uma empresa pode ser feito em pouco mais de 48 horas, desde que atendidos a alguns critérios. Como abrir uma empresa tão rapidamente então?

Se você está ansioso para tirar sua empresa do papel e começar as atividades, aqui vai uma boa notícia: o prazo para abertura de empresas tende a ficar cada vez menor. Isso não significa que não existe mais burocracia; mas, graças aos avanços tecnológicos, ela pode ser resolvida pelo computador, com muito mais rapidez.

Para referência, em 2014, um relatório do Banco Mundial apontou que o tempo médio para abertura de empresas no Brasil era de 107 dias. De lá para cá, o cenário vem mudando, para melhor.

Segundo dados da Receita Federal, divulgados no final de 2018, o tempo médio para abertura de empresas no Brasil é de 5 dias. Além disso, quase 50% das empresas são abertas em até 3 dias.

É claro que existem casos em que o prazo é superior a 7 dias, mas a tendência é que eles sejam cada vez mais raros.

Um dos principais responsáveis por essa diminuição no tempo de abertura é a Redesim – Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios, que facilita o processo, permitindo que o empresário abra sua PJ pela internet.

Outro exemplo recente é o caso do Rio de Janeiro. Segundo notícias de Junho de 2019, no estado do RJ, o tempo para abertura caiu de até 30 dias para apenas 2 horas. O tempo médio fica em 40 minutos. A redução foi fruto de uma mudança no sistema de registro da Junta Comercial do Rio de Janeiro (JUCERJA).

Apesar das melhorias, o Brasil ainda está longe de ser um país em que abrir uma empresa é rápido. De fato, segundo o mais recente levantamento Doing Business do Banco Mundial, nosso país ocupa o 109º lugar no ranking dos melhores ambientes de negócios – e o prazo para abertura de empresas é justamente um dos critérios. Por isso, uma das metas anunciadas pelo Governo é reduzir o tempo que os empresários levam para abrir sua empresa no Brasil.

Vale a pena lembrar que, se a situação está melhorando nos principais centros econômicos do país – São Paulo e Rio de Janeiro –, outros estados que teriam muito potencial continuam sendo prejudicados porque os processos de abertura de empresas ainda são atrasados. No Rio Grande do Sul, por exemplo, o tempo médio ultrapassa os 120 dias. Por isso, é preciso reduzir o prazo de abertura de empresas no país inteiro, não apenas em certas regiões.

Como já dissemos, uma abertura de empresa, atualmente, pode ser rápida. Tem como abrir uma empresa em alguns dias.

E não podemos esquecer que, em países como a Nova Zelândia, é possível abrir uma empresa realizando um único procedimento. Ou seja, não se trata apenas de tornar o processo mais rápido, mas de desburocratizar e simplificar. Enquanto isso não acontece, nos próximos itens você vai ver quais são os passos do processo de abertura de empresas.

Para entender de fato como abrir uma empresa isso é indispensável. Para efetuar uma abertura de empresa sem expectativas frustradas ao final do processo, temos que encarar isso: um processo de abertura de empresa no Brasil pode levar meses ou horas. É importante, portanto, para saber como abrir uma empresa, ter esse fato em mente.

A documentação necessária

A questão acerca de como abrir uma empresa, como dissemos, abrange questões de toda ordem. Efetivamente, numa abertura de empresa não há espaço para desatenções.

Para todos os atos jurídicos importantes na nossa vida, desde o nascimento, é sempre preciso apresentar alguma documentação, certo? Na abertura de empresas, com certeza, não é diferente.

Agora, nós vamos apenas apresentar brevemente os principais documentos necessários; depois, cada um desses tópicos vai ser desenvolvido com mais detalhes. Outro recado importante: tenha em mente que, dependendo de questões como o tipo societário e a atividade desenvolvida, você pode precisar de outros.

Documentos pessoais dos sócios

Essa, nem precisa de muita explicação. Você precisa do CPF, RG, certidão de nascimento, certidão de casamento, comprovante de endereço. Esses documentos são indispensáveis para identificar os sócios da empresa.

Contrato social ou Estatuto

Sem saber com perfeição como abrir uma empresa, você estacionará aqui. Para encarar uma abertura de empresa é importante dominar isso.

O Contrato Social e o Estatuto são dois tipos de “atos constitutivos” de empresas. Esse é um termo chique para dizer que esses são os documentos que criam a empresa, como se fosse uma certidão de nascimento.

Qual é a diferença entre eles? Cada um se aplica a alguns tipos societários (vamos falar sobre isso com mais detalhes nos próximos itens). O contrato social é aplicado, por exemplo, para a constituição de uma Sociedade Simples ou de uma Sociedade Limitada. Enquanto isso, o estatuto é aplicado, principalmente, para a constituição de uma Sociedade Anônima.

Para efetuar a abertura de empresa precisamos nos atentar a isso. Há como abrir uma empresa sem cumprir essa etapa? Não, não há.

Registro na Junta Comercial

O registro na Junta Comercial não é um documento, realmente; é um procedimento. Mas ele gera um número que, por sua vez, é muito importante: o NIRE, Número de Identificação do Registro da Empresa.

É bem verdade que não há como abrir uma empresa sem ter que se preocupar com isso. Uma abertura de empresa depende da execução dessa etapa.

Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é um documento emitido pela prefeitura, que autoriza sua empresa a funcionar em determinado endereço. Sem um alvará, caso seja feita alguma vistoria, seu negócio pode ser interditado ou fechado.

É comum que na abertura de empresa essa licença seja uma das mais críticas (às vezes dentre uma dezena de outras licenças). Como abrir uma empresa com esse obstáculo pela frente? É um dos desafios de ser empresário.

Inscrição Estadual ou Municipal

A inscrição estadual ou municipal é um número, assim como o NIRE, que identifica sua empresa perante a Secretaria da Fazenda do Estado ou do Município. Ele é necessário por razões fiscais, para o recolhimento de impostos. Porém, nem toda empresa precisa desses números.

No momento da abertura de empresa é preciso pensar nisso se você for um comerciante ou um industrial. Com efeito, para entender como abrir uma empresa, saber disso é fundamental.

Licenças

Muitas, muitas licenças: ambiental, sanitária, auto de vistoria do Corpo de Bombeiros. Colocando em termos gerais, elas dizem respeito às condições de segurança da sua empresa.

Como abrir uma empresa no Brasil sem superar tantas burocracias? O processo de abertura de empresa não é para principiantes,. afinal, não tem como abrir uma empresa sem pensar na obtenção de suas necessárias licenças. A abertura de empresa exige que se tenha atenção a essa etapa.

Obter esses documentos pode ser uma obrigação burocrática, mas, por trás da burocracia, reside uma questão muito mais importante: a responsabilidade do empresário, e da empresa, para com a sociedade e os seus clientes.

Entretanto, entendendo como abrir uma empresa, seguindo nosso passo a passo, você tirará isso de letra. Como dissemos: abertura de empresa requer conhecimento e experiência.

Uma licença ambiental, por exemplo, deve representar que o seu negócio toma todas as medidas necessárias para não causar danos ao meio ambiente com suas atividades. Fazer os esforços necessários para conseguir essa licença é parte do processo de abertura de empresas, mas também é uma demonstração de ética que define o espírito da sua empresa.

Você deve ter percebido nesse capítulo que as fases da abertura de empresa podem tanto ser padronizadas ou quanto conter grande variação. Basta dominar o processo de como abrir uma empresa que você compreenderá isso com perfeição.

A escolha do tipo societário

Uma abertura de empresa feita inadequadamente, com a escolha errada do tipo societário, pode trazes graves problemas. É indispensável saber como abrir uma empresa para não cometer deslizes nesse passo.

Você pode nunca ter ouvido falar em tipos societários antes, mas vai ter que escolher um deles para abrir sua empresa. Então, o que são tipos societários? Basicamente, é o formato em que está organizada a propriedade da empresa.

Os tipos mais comuns são MEI, Empresário Individual, EIRELI, Sociedade Simples, Sociedade Anônima (S/A) e Sociedade Limitada (Ltda). Nos três primeiros, a propriedade da empresa fica com uma única pessoa. Nos três últimos, há mais de um proprietário. Por isso, podemos realmente chamá-los de “tipos societários”, já que existem sócios.

MEI

MEI, ou Microempreendedor Individual, é uma alternativa para a formalização de profissionais autônomos. Esse é um caso muito especial porque, embora você receba uma razão social e um CNPJ, não existe uma pessoa jurídica de verdade. O MEI é uma espécie de híbrido entre pessoa natural (por exemplo, o João) e pessoa jurídica (o negócio do João). Justamente por isso, nem todas as regras que se aplicam a uma empresa podem ser aplicadas ao MEI.

A tributação do Microempreendedor Individual é simplificada e mais baixa do que de outros tipos societários. O limite de faturamento é de até R$81 mil por ano, e o MEI só pode ter um funcionário. Também existe uma lista de atividades que podem adotar esse enquadramento.

Empresário Individual

Empresário Individual é um tipo societário em que a propriedade da empresa pertence a uma única pessoa.

A vantagem dessa alternativa é que não tem exigência de capital social mínimo. Por isso, é um enquadramento acessível para empresários que não têm muito dinheiro para colocar na empresa, no começo. Por outro lado, a desvantagem é que, ao optar por essa alternativa, o empresário pode responder com seu patrimônio pessoal pelas obrigações da empresa.

Em outras palavras, suponha que a sua empresa tem uma dívida com um fornecedor e não tem capital próprio suficiente para pagar essa dívida. O fornecedor processar o empresário para que ele pague a dívida da empresa com o próprio dinheiro. Isso também é possível em outros tipos empresariais, mas exige um procedimento legal mais complexo do que no caso do Empresário Individual.

EIRELI

A princípio, a EIRELI, ou Empresa Individual de Responsabilidade Limitada, é bastante similar ao Empresário Individual: uma única pessoa é proprietária da empresa. Porém, as semelhanças acabam aí.

Enquanto o Empresário Individual não tem exigência de capital social  mínimo, a EIRELI tem: cem salários mínimos ou mais. Porém, é claro que a EIRELI também tem sua vantagem. Lembra-se de que o Empresário Individual é um tipo social que não protege o patrimônio pessoal do empresário? Com a EIRELI, a situação é diferente: a responsabilidade por obrigações da empresa fica limitada ao patrimônio da PJ. Isso significa que, se a empresa tiver dívidas, será mais difícil para os credores tentar fazer com que você pague usando seu próprio dinheiro.

Sociedade Simples

O primeiro tipo societário de verdade, a Sociedade Simples, era anteriormente conhecida como Sociedade Civil. Ela cria uma espécie de cooperativa entre profissionais que trabalham com a prestação de serviços de natureza intelectual. Um bom exemplo de sociedade simples é um consultório médico formado apenas por médicos.

Na sociedade simples, a responsabilidade de todos os sócios é igual e ilimitada. Como isso funciona? Bem, vejamos um exemplo.

Suponha que um produto da empresa tem defeito, e o cliente decide processar pedindo uma indenização. A empresa não tem dinheiro o suficiente para pagar a indenização; então, o cliente entra com o que chamamos de um “incidente de desconsideração da personalidade jurídica”, um pedido para que os sócios paguem a indenização com seu próprio dinheiro. O juiz pode deferir (aceitar) esse pedido ou não. Para esse exemplo, vamos considerar que ele foi deferido.

Agora, digamos que essa empresa tem 4 sócios em uma sociedade simples. Isso significa que você, um dos sócios, só vai pagar 1/4 da indenização? Não. Como a responsabilidade é ilimitada, qualquer sócio pode ser condenado a pagar 100% da indenização.

Se você quer mesmo entender como abrir uma empresa, precisa lidar com essas nuances. Executar uma abertura de empresa sem nenhum tipo de embaraço é inteiramente possível, mas cada detalhe importa.

Sociedade Limitada

O segundo tipo societário é a Sociedade Limitada. Nesse caso, cada sócio entra com uma cota do capital social, e sua responsabilidade fica restrita a essa cota.

Vamos resgatar o mesmo exemplo da Sociedade Simples. A diferença é que, no caso da Sociedade Limitada, você só vai pagar a indenização na proporção da sua cota.

Então, se a empresa tem 4 sócios com cotas de 25% cada, qualquer sócio só vai poder ser condenado a pagar 25% da indenização. Se a empresa tem 3 sócios com cotas de 10% cada e 1 sócio com cota de 70%, esse sócio com a maior cota poderá ser condenado a pagar até 70% do valor da indenização.

As empresas Ltda. são registradas com contrato social. O representante legal é o administrador, estabelecido no contrato social ou escolhido pela maioria dos sócios. É um tipo societário mais interessante para PMEs.

Sociedade Anônima

O terceiro tipo societário é a Sociedade Anônima. Ela exige que o capital social seja dividido em ações, e a responsabilidade de cada sócio ou acionista fica restrita ao preço das ações que ele detem.

Mais uma vez, vamos retornar ao nosso exemplo da indenização. Dessa vez, cada sócio só vai pagar a indenização até o limite do valor de suas ações.

Então, imagine que um dos sócios tem 1000 ações, cujo preço individual é R$35. Portanto, ele tem R$35.000 em ações. Esse é o máximo que ele pode ser condenado a pagar na indenização. Seu patrimônio pessoal não pode ser atingido além desse limite de R$35.000. Se um outro acionista tiver 20 ações, ele tem R$700 em ações. Esse é o limite da responsabilidade desse sócio.

As empresas S/A não são registradas com contrato social, mas com Estatuto. O representante legal é o presidente, diretor ou CEO, que não é necessariamente acionista. É um tipo societário mais interessante para empresas de grande porte.

Algumas considerações sobre o enquadramento

Tanto no tipo societário, quanto no regime tributário (que vamos abordar em um tópico mais adiante), existem certos critérios ligados ao teto de faturamento da empresa. Isso significa que você pode realizar a abertura de empresas com um enquadramento e, após alguns meses ou anos, o negócio cresce e seu faturamento vai ultrapassar o teto de faturamento daquele enquadramento.

Isso é normal, faz parte do processo de evolução da empresa. Porém, você e seu contador devem estar atentos para, quando isso acontecer, realizar o re-enquadramento em um novo tipo societário ou regime tributário mais adequado. Se a situação não for percebida e corrigida, pode haver alguma multa – uma situação que você certamente vai querer evitar.

A escolha do sócio

Se você cogita dominar a atividade de como abrir uma empresa é preciso devorar esse tema. Numa abertura de empresa é preciso entender dessa etapa com profundidade.

Você vai estabelecer uma sociedade? Fique sabendo que o destino da sua empresa pode estar na escolha do sócio certo, e na criação de uma boa dinâmica entre vocês.

Basta olhar para qualquer experiência de vida em que você precisou trabalhar em equipe: nos trabalhos de escola, na organização de uma festa com os amigos, no seu casamento. A probabilidade de sucesso dessas experiências sempre estava ligada com a escolha do parceiro ideal. O problema é que, na maioria das vezes, fazemos essas escolhas de maneira emocional, em vez de racionalizar os fatores.

E mesmo depois de escolher a pessoa que vai caminhar nessa jornada com você, ainda é preciso determinar como vocês vão trabalhar juntos. Uma dinâmica ruim ou mal-resolvida acaba com qualquer parceria.

Para que isso não aconteça na sua sociedade, existem alguns cuidados que você pode (na verdade, deve) tomar. Veja quais são:

Procure alguém compatível

Os sócios devem concordar em relação aos aspectos mais importantes da empresa: missão, visão, valores, objetivos. Esses aspectos são o alicerce da sociedade e, se não houver concordância em relação a eles, é provável que a parceria se desfaça rapidamente.

Procure alguém com quem você tenha uma boa convivência

Você passa tanto tempo com seu sócio quanto com a sua família. Às vezes, mais. Por isso, vai querer trabalhar ao lado de alguém com quem a convivência seja positiva. Vocês não precisam, necessariamente, ser os melhores amigos, mas precisam ser capazes de manter o diálogo, o respeito, a transparência entre si.

Procure alguém que complemente suas habilidades

Esse não é o único caminho, mas é frequentemente recomendado pelos especialistas. Ao escolher seu sócio, encontre um profissional com habilidades complementares às suas.

Por exemplo, se você é voltado para metas e resultados, procure alguém voltado para pessoas. Se você tem um perfil introvertido, procure alguém comunicativo. Se você domina muito o aspecto técnico do negócio (isto é, seu produto ou serviço), procure alguém preparado para cuidar do aspecto comercial.

Priorize confiança

Talvez o fator mais importante para uma sociedade bem-sucedida seja a confiança. É por isso que tantos empresários acabam fazendo parceria com familiares, mesmo que esses familiares não tenham o perfil ideal para gerir uma empresa.

Se você não conseguir encontrar alguém de confiança, procure o apoio de um advogado para elaborar um contrato de sociedade que proteja os interesses dos envolvidos. Um contrato desses pode evitar, por exemplo, que o sócio use sua ideia para montar um negócio próprio e se tornar seu concorrente.

Determine qual será o papel de cada um

Em algumas sociedades, um sócio apenas colabora com o capital, enquanto o outro se ocupa das atividades de gestão. Em outros modelos, todos os sócios dividem os vários aspectos da gestão. Nesse caso, a divisão observa as habilidades e o perfil de cada um, para que eles exerçam as atividades para que têm mais competência.

Seja qual for o modelo escolhido, é importante que os papéis fiquem claros desde o começo, para evitar desentendimentos depois.

A não ser que você escolha não ter sócio, essa fase é crucial no processo de abertura de empresa. Não tem como abrir uma empresa, uma sociedade no caso, sem dar esse passo.

A definição do regime tributário

Além do tipo societário, você também deve definir o regime tributário adotado por sua empresa. Existem três alternativas: simples nacional, lucro presumido e lucro real.

A escolha do regime tributário afeta diretamente as finanças do seu negócio. Afinal, você já viu que a carga tributária é um dos principais motivos para empresas fecharem as portas. Para cada empresa, pode ter um regime mais adequado, porque permite arrecadar menos tributos. Outro detalhe é que você só pode alterar o regime uma vez por ano, precisando permanecer nele até o ano seguinte.

Então, preste bastante atenção para identificar qual é o regime mais adequado para a sua empresa!

Simples Nacional

O enquadramento Simples Nacional existe desde 2006, com foco principalmente nas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Ele garante alíquotas de imposto menores, que se iniciam em 4%, com escala crescente de acordo com o faturamento. Além disso, também permite uma arrecadação de impostos mais prática, com apenas uma guia a ser paga, o Documento de Arrecadação do Simples (DAS). Essa única guia serve para recolher IRPJ, IPI, ICMP, PIS, COFINS, entre outros tributos.

Para se enquadrar nesse regime, é preciso atender a alguns critérios, sendo que o principal é o teto de faturamento, que não pode ultrapassar R$4.8 milhões ao ano.

Além disso, existem alguns casos em que o empresário está impedido de optar pelo Simples Nacional. Por exemplo, imagine que você é sócio de uma empresa Alfa e administrador de outra empresa Beta. Se a empresa Beta tem faturamento superior a R$4.8 milhões por ano, você não vai poder escolher o enquadramento no Simples Nacional para a empresa Alfa, mesmo que ela respeite o teto de faturamento.

Lucro Presumido

O enquadramento de Lucro Presumido permite que a empresa calcule o IRPJ e a CSLL em cima de uma margem de lucro presumida de acordo com a atividade que ela desempenha. Para atividades comerciais e industriais, no geral, a margem presumida é de 8% e, para prestação de serviços, é de 32%.

O empresário que opta por esse enquadramento assume o risco de pagar menos ou pagar mais do que se usasse a margem de lucro real para os cálculos. Tudo depende da relação entre a margem real e a presumida.

Outro detalhe é que, para as empresas que optam pelo Lucro Presumido, a arrecadação de PIS (alíquota de 0,65%) e COFINS (alíquota de 3%) são cumulativas, ou seja, não admite o desconte de créditos.

Lucro Real

O enquadramento de Lucro Real calcula o IRPJ e a CSLL em cima do lucro líquido efetivamente apurado pela empresa no período fiscal, que pode ser de três meses ou um ano. Esse é o regime geral, a regra. Ele tem o cálculo mais complexo, porém, é mais justo do que o Lucro Presumido.

Além disso, ele tem alíquotas maiores para PIS e COFINS. No total, a contribuição é de 9.25%, contra 3.65% no regime de Lucro Presumido. A vantagem do Lucro Real é que essas alíquotas são não-cumulativas, permitindo alguns descontos.

Para completar, é importante observar que algumas empresas são obrigadas a adotar esse enquadramento. Por exemplo, de acordo com a legislação, toda empresa que tem faturamento superior a R$78 milhões por ano deve optar pelo regime de Lucro Real.

A escolha de atividades

No processo de abertura de empresa essa fase é uma das principais. Não adianta se preocupar em como abrir uma empresa sem antes ter clareza sobre a atividade que ela se dedicará.

Escolher a atividade da sua empresa é a realização do seu sonho, seu propósito, sua visão. Porém, essa escolha também pode ser estratégica e facilitar muito a abertura da empresa.

Vamos apresentar dois exemplos simples, para que você entenda o que isso significa.

Pense no caso do iFood. Apesar do aplicativo trabalhar com comida, ele não é uma empresa do setor de alimentos. É uma empresa de serviços de TI (tecnologia da informação). Isso significa que não precisa atender a todas as regulamentações que se aplicam ao setor de alimentos.

Você conhece a Empiricus? É uma empresa que fornece informações para quem quer investir dinheiro. Ela não está registrada como uma empresa de investimentos, mas como uma empresa de conteúdo. Dessa forma, não fica sujeita às normas rígidas do mercado financeiro.

Por isso, a escolha da atividade envolve uma reflexão: qual é a melhor maneira de posicionar sua empresa, para reduzir a tributação e diminuir barreiras, tal como a regulamentação ou regime tributário?

Vamos aprender um pouco mais sobre essa escolha.

Sobre o CNAE

Na abertura de empresas, o CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas – é um instrumento muito importante. Ele identifica e estabelece códigos para todas as atividades reconhecidas de fabricação de produtos, venda de mercadorias e prestação de serviços.

A organização do CNAE é em níveis, com seções, classes e subclasses. Por exemplo:

A seção S é dedicada a Outras Atividades de Serviços. Ela engloba as divisões 94, 95 e 96.

A divisão 95 é dedicada a Reparação e Manutenção de Equipamentos de Informática e Comunicação e de Objetos Pessoais e Domésticos. Dentro dessa divisão temos dois grupos: 95.1 e 95.2.

O grupo 95.1 é dedicado a Reparação e manutenção de equipamentos de informática e comunicação. Ele se divide em duas classes: 95.11-8 e 95.12-6.

A classe 95.12-6 é dedicada a Reparação e manutenção de equipamentos de comunicação. Ela se divide em apenas uma subclasse: 9512-6/00.

A subclasse 9512-6/00 é dedicada a Reparação e manutenção de equipamentos de comunicação. Ela é descrita como “a reparação e manutenção de equipamentos de comunicação, tais como telefones fixos e móveis, celulares, aparelhos telefônicos de uso público, aparelhos de fax, equipamentos de comunicação: modems, roteadores, pontes, equipamentos de rádio de transmissão-recepção, câmeras de televisão e de vídeo de uso profissional.”

Portanto, o CNAE de uma empresa de assistência técnica para aparelhos celulares é 9512-6/00.

Você pode consultar a classificação inteira no site do CONCLA (Comissão Nacional de Classificação) IBGE.

Uma empresa pode se encaixar em duas ou mais classificações do CNAE. Por exemplo, você pode ter um negócio que fabrica e comercializa roupas; ou que vende alimentos e presta serviços de buffett.

Como escolher o CNAE

A escolha do CNAE exige o apoio de um profissional especializado, mais especificamente, um contador. Por exemplo, existem certas atividades que exigem um regime de tributação específico – lembrando que os regimes são Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. O contador vai orientá-lo sobre qual é o CNAE mais adequado para desenvolver sua atividade sem prejudicar suas finanças por causa da tributação.

O apoio do contador também é necessário se você, depois de abrir sua empresa, quiser alterar o CNAE. Essa alteração é permitida, mas exige planejamento.

O contrato social

O contrato social é um dos principais documentos para a abertura de empresas. Ele é utilizado para criar Sociedades Limitadas. Podemos dizer que o contrato social é a certidão de nascimento da empresa.

O ideal é buscar auxílio de um especialista para a elaboração do Contrato Social; por exemplo, de um advogado empresarial ou um contador. Veja algumas recomendações sobre como redigir esse documento.

Identifique os sócios e divida as cotas

Se estamos falando de uma sociedade, é porque a propriedade da empresa é dividida entre duas ou mais pessoas, os sócios. Então, o contrato social precisa identificar quem são essas pessoas e qual é a parte de cada um.

Em geral, as cotas estão associadas com a integralização do capital social, isto é, com o quanto cada um contribuiu para o capital da empresa. Se o capital social é de R$100 mil, e foi integralizado por dois sócios, um que investiu R$30 mil e o outro que investiu R$70 mil, as cotas são de 30% e 70%, respectivamente.

Identifique os administradores

Nem todo sócio precisa ser administrador do negócio. Por isso, o contrato social também deve identificar qual (ou quais) sócios vão desempenhar esse papel. Embora todos os sócios tenham poder de decisão, ele é o responsável por conduzir as atividades da empresa no dia a dia. Por exemplo, quando for realizada uma compra de equipamentos, quem assina é o sócio administrador.

Determine os pagamentos

Os sócios são pagos de duas maneiras: pro labore, caso eles sejam sócios administradores, ou distribuição dos lucros, caso não sejam. De qualquer forma, o contrato social deve determinar o quanto será pago aos sócios, assim como o contrato de trabalho de um funcionário determina seu salário.

Caso os sócios não queiram estipular seu pagamento imediatamente na constituição da empresa, esse fato deve ser registrado no contrato social, e a informação deverá ser inserida posteriormente. Alguns empresários optam por aguardar até que as finanças da empresa estejam mais estabilizadas para determinar qual será o pro labore ou a distribuição dos lucros.

Determine como serão tomadas as decisões

Em uma sociedade, as grandes decisões – por exemplo, fazer um grande empréstimo, ou contratar um novo gestor – são tomadas pelos sócios. Porém, isso não significa que sempre seja necessário o voto da maioria para tomar essas decisões.

No contrato social, você determina qual é a dinâmica das decisões. Em alguns casos, qualquer sócio pode decidir. Em outros, mesmo com a votação, a palavra-final fica com um sócio específico. Existem, ainda, os casos em que a decisão só é tomada por unanimidade, isto é, se todos concordarem.

Resumindo

Em resumo, o contrato social deve apresentar as seguintes informações:

Dados da empresa, incluindo razão social, endereço, até o prazo estabelecido para sua duração

Dados dos sócios, incluindo nome, número do documento de identidade, nacionalidade, estado civil, profissão e endereço

Objeto, isto é, as atividades que serão desenvolvidas

Capital social total e cotas de cada sócio

Direitos e deveres dos sócios

Indicação do administrador ou do método utilizado para sua escolha.

Além do contrato social, algumas empresas adotam um Acordo de Sócios. Esse não é um documento obrigatório, mas é extremamente útil, pois vai regulamentar com mais detalhes a relação entre os sócios.

O registro na Junta Comercial

O contrato social pronto deve ser registrado na Junta Comercial do Estado. A Junta Comercial é um órgão público estadual, cuja função é registrar as atividades de sociedades empresariais.

Como fazer o registro

Imprima em três vias, rubrique e assine, e compareça à Junta com esse documento, e mais:

Requerimento padrão, fornecido pela própria Junta, preenchido

Duas cópias autenticadas dos documentos de identidade de cada sócio

Uma cópia autenticada do comprovante de residência de cada sócio

Capa do IPTU do imóvel da empresa

Ficha de Cadastro Nacional, modelos 1 e 2

Comprovante de pagamento das guias de recolhimento de taxas

Tenha em mente que o valor cobrado pelo registro e os prazos para completá-lo variam conforme a Junta de cada estado. Por isso, é necessário que você se informe.

Com o registro aprovado, você recebe o NIRE, Número de Identificação do Registro da Empresa.

O que é NIRE

Não há como abrir uma empresa sem levar isso em consideração.

O NIRE é um número que identifica a empresa. Em geral, é composto por 11 dígitos, que indicam a Unidade da Federação (UF) de registro da empresa, o tipo de organização, e tem também um dígito verificador.

Desde 1994, o NIRE tornou-se obrigatório; uma empresa que não tem esse número, não está formalizada. A exceção é o MEI, que não precisa desse número, porque não é aberto na Junta Comercial, mas diretamente com a Receita Federal.

Por fim, vale lembrar que a abertura de empresa exige o pagamento de taxas. Entender como abrir uma empresa passa por saber quais são essas taxas também, sendo que elas variam de estado para estado.

Também é bom mencionar que os órgãos de registro no processo de abertura de empresa normalmente são morosos nos atendimentos presenciais. Atente-se a isso.

A inscrição do CNPJ

Não se trata só de saber teoricamente como abrir uma empresa. É importante ter experiência. Numa abertura de empresa às vezes a experiência de quem a promove é o que mais vale na hora de sair com o CNPJ na mão. Pense nisso.

Saiba então que somente depois do registro do contrato social na Junta e de pegar o NIRE é que você poderá realizar a inscrição do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da sua empresa. Para isso, basta cadastrar o NIRE junto à Receita Federal.

É nesse passo que você pode usar o sistema REDESIM, para realizar o processo pela internet. Caso prefira, ainda é possível resolver a inscrição pessoalmente. No site da Receita, é possível encontrar mais informações.

Abertura de empresa é para quem se preparou. Só alguns sabem como abrir uma empresa corretamente.

O que é CNPJ

Na etapa de abertura de empresa a obtenção do CNPJ é atividade é essencial. Não tem como abrir uma empresa sem que isso seja feito, já que no Brasil não há empresa sem CNPJ. É como se fosse o documento de identidade do seu negócio.

Se o NIRE identifica sua empresa para a Junta Comercial, é o CNPJ que identifica sua empresa para a Receita Federal. Apesar de muitas pessoas associarem o CNPJ ao número, na verdade ele não é apenas isso. Como o próprio nome diz, trata-se de um cadastro, no qual constam a Razão Social, o endereço, a data de abertura de empresas, o CNAE, entre outras informações importantes para a Receita.

Porém, vamos falar do que causa mais curiosidade, que é realmente o número. Você sabe o que ele representa?

O número do CNPJ é composto por 14 dígitos. Os 8 primeiros são o número de inscrição da empresa no Cadastro. Depois, há 4 dígitos que informam qual é o estabelecimento em questão; por exemplo, se for /0001, é o estabelecimento matriz; se for /0002, é a primeira filial; se for /0003, a segunda filial. Por fim, os dois últimos são dígitos verificadores.

A inscrição estadual

A inscrição estadual é obrigatória para empresas de comércio e transporte. O motivo é simples: o imposto típico dessas atividades, o ICMS, é recolhido pelo estado; por isso, a Secretaria da Fazenda do estado precisa ter um registro da sua empresa.

As empresas que prestam serviços são isentas de inscrição estadual. As únicas exceções são os serviços de comunicação e energia.

E o que acontece quando uma empresa tem mais de um CNAE, um para prestação de serviços e outro para comercialização de mercadorias? Nesse caso, ela precisa de inscrição estadual e deve recolher ICMS.

Quer uma boa notícia? Você não tem nenhum trabalho adicional para obter a inscrição estadual. Na maioria dos estados, existe uma integração que facilita esse processo. Ao fazer a inscrição do CNPJ no sistema REDESIM, a inscrição estadual também é automaticamente realizada.

Quando sua empresa tem inscrição estadual, esse número é impresso em cada nota fiscal emitida.

A inscrição municipal

A inscrição municipal é obrigatória para empresas de serviços. Você já deve estar adivinhando que o motivo está na tributação. Sim, é que o imposto típico dessa atividade, o ISS, é recolhido pelo município.

Se uma empresa exerce tanto atividades de prestação de serviços quanto atividades de comercialização ou produção de bens, ela vai precisar ter a inscrição municipal e a inscrição estadual, e vai recolher tanto ISS quanto ICMS.

É claro que o recolhimento vai variar caso a caso. Por exemplo, imagine que uma empresa vende decorações e oferece serviços de organização de festas. Se ela vender um kit de decorações para o cliente A, essa transação vai recolher apenas ICMS. Se ela vender um serviço de organização de festa infantil para o cliente B, essa transação vai recolher apenas ISS.

Infelizmente, não é possível obter a inscrição municipal com o REDESIM. Cada município tem seu procedimento, e você precisa comparecer à prefeitura para se informar sobre os prazos e os documentos necessários.

Em alguns municípios, a inscrição municipal é necessária para obter o alvará de funcionamento da empresa. Essa é mais uma informação que você só vai conseguir na prefeitura da sua cidade.

Um conselho: faça sua abertura de empresa com o auxílio de profissionais. O processo de como abrir uma empresa é coisa séria quando se trata de empreender.

O cadastro na Previdência Social

Num processo de abertura de empresa as formalidades são fundamentais. A verdade é que não é salutar se cogitar no processo de como abrir uma empresa sem se pensar no cumprimento dessas necessárias formalidades.

A Previdência Social é um direito previsto pela Constituição Brasileira. Esse direito é assegurado pelo Estado, mas não é apenas o Estado quem paga por ele. Os empresários ajudam a manter a Previdência funcionando, por meio de contribuições em favor dos seus funcionários. É graças a essas contribuições que existe dinheiro para cobrir aposentadorias por invalidez, licenças-maternidade e paternidade, seguro desemprego, entre outros benefícios.

A abertura de empresas, de maneira geral, leva à contratação de funcionários. No entanto, antes que isso seja possível, você deve realizar o cadastro na Previdência Social. É assim que o INSS reconhece os empregadores contribuintes.

Assim como no caso da inscrição estadual, o cadastro na Previdência Social é feito automaticamente com a inscrição do CNPJ.

Aproveitando o tema, que tal aprender um pouco sobre as obrigações previdenciárias da empresa?

INSS Patronal

O INSS Patronal é a contribuição da empresa ao INSS. Existem dois modelos de cálculo para o recolhimento.

O primeiro modelo foi criado pela Lei 8.212 de 1991, no artigo 22. Ele estabelece uma contribuição de 20% sobre o total das remunerações pagas pela empresa no período, incluindo a folha de pagamento dos funcionários e o pagamento de prestadores de serviços. Além disso, existem percentuais adicionais de acordo com o nível de risco das atividades desempenhadas na empresa. Essa é uma regra geral, podendo haver exceções.

O segundo modelo está disponível apenas para algumas empresas, como as de construção civil. Nesse modelo, a base de cálculo é maior, pois utiliza-se a receita bruta da empresa, mas a alíquota de contribuição é reduzida.

O alvará de localização e funcionamento

Sem um alvará de localização e funcionamento, tudo que você já conseguiu até aqui é inútil; porque, sem ele, é como se a empresa não tivesse permissão para funcionar.

O alvará de localização e funcionamento é emitido pela prefeitura do município da abertura de empresas. Por meio desse documento, a prefeitura autoriza que um negócio desempenhe certas atividades em um determinado local.

Existem bairros e regiões com restrição para algumas atividades, e é por isso que a consulta de viabilidade prévia é tão importante. Imagine só, alugar ou até comprar um imóvel para sua empresa e depois descobrir que você não pode exercer suas atividades naquela região.

As restrições existem por muitos motivos. Por exemplo, uma fábrica com risco de explosão não pode ser implementada no meio de uma área residencial, onde oferece uma ameaça aos moradores.

Nem toda empresa precisa de alvará de localização e funcionamento. Explicando de maneira simplificada, apenas os negócios que são abertos à circulação do público requerem essa autorização. Se a empresa não apresenta expectativa de circulação de funcionários ou clientes, o alvará pode ser dispensado. É o caso de alguns MEI.

Para obter o alvará, você deve comparecer à prefeitura para se informar sobre os prazos e documentos necessários. A dica, para as empresas de serviços, é fazer a solicitação do alvará ao mesmo tempo em que a solicitação da inscrição municipal. Assim, você otimiza o tempo para abrir sua empresa!

O que nem todos sabem é que existem quatro variações do alvará de funcionamento: Auto de Licença de Funcionamento (ALF), Auto de Licença de Funcionamento Condicionado (ALF-C), Alvará de Funcionamento de Local de Reunião (AFLR) e Alvará de Autorização para Eventos Públicos e Temporários.

Auto de Licença de Funcionamento

O ALF é necessário para empresas instaladas em imóveis não-residenciais, onde sejam exercidas atividades de indústria, comércio ou prestação de serviços.

Auto de Licença de Funcionamento Condicionado

O ALF-C é necessário para empresas instaladas em imóveis com área construída total de 1500m² a 5000m², se o imóvel ainda estiver em condição irregular. Também é o alvará necessário para empresas que estão inscritas no Cadastro Informativo municipal, o CADIN, que registra pessoas jurídicas que estão em dívida com o município.

Alvará de Funcionamento de Local de Reunião

O AFLR é necessário para as empresas que funcionam como ponto de encontro para o público, como bares, restaurantes e cinemas, desde que sua capacidade seja de 250 pessoas ou mais.

Alvará de Autorização para Eventos Públicos e Temporários

Como o próprio nome indica, esse alvará é necessário para locais onde são realizados eventos. Por exemplo, um centro de exposições, que abriga feiras, convenções, e outros eventos não-permanentes, precisa desse documento – desde que sua capacidade seja de 250 pessoas ou mais. Esse alvará é exigido tanto para imóveis privados quanto públicos.

A licença da ANVISA

A licença da ANVISA é o nome popular para a Autorização de Funcionamento de Empresas, ou AFE, da Agência Nacional de Vigilância Sanitária. De acordo com o próprio site do órgão, essa autorização é necessária para empresas de:

“armazenamento, distribuição, embalagem, expedição, exportação, extração, fabricação, fracionamento, importação, produção, purificação, reembalagem, síntese, transformação e transporte de medicamentos e insumos farmacêuticos destinados a uso humanos, produtos para saúde, cosméticos, produtos de higiene pessoal, perfumes, saneantes e envase ou enchimento de gases medicinais”

Muito longo? Para colocar de maneira mais simples, a AFE aplica-se a empresas que trabalham com produtos para saúde, cosméticos e saneantes. Isso inclui, por exemplo, farmácias e drogarias.

Cuidado! Ao contrário do que muitos imaginam, a ANVISA não emite AFE para empresas na área de alimentos. Essa licença é emitida por uma autoridade de vigilância sanitária municipal ou estadual.

Quando a AFE da empresa é deferida, isto é, aprovada, emite-se um Certificado (Certificado de AFE). Esse certificado é um documento que comprova que a ANVISA autorizou a empresa a exercer certas atividades. Nele consta o número da autorização, a identificação da empresa com o endereço e as atividades que ela está autorizada a exercer. O Certificado pode ser acessado  e impresso pelo responsável pela empresa, por meio do sistema Datavisa.

Como solicitar AFE

Para solicitar a AFE da ANVISA, você precisa, antes de mais nada, fazer o cadastramento da empresa no Sistema de Peticionamento. Em seguida, é preciso realizar a petição, observando o código de assunto, que depende da atividade da empresa.

Será gerada uma guia para pagamento e uma lista de documentos que devem ser providenciados e enviados à ANVISA por correio. Depois disso, é só acompanhar o andamento da petição por meio do protocolo.

Tipos de Certificado de AFE

Existem dois tipos de Certificado de AFE: um para empresas atuando no mercado nacional e outro para empresas que desenvolvem atividades de exportação. O Certificado para atuar no mercado nacional exige o pagamento da TFVS – Taxa de Fiscalização de Vigilância Sanitária. O Certificado para exportação não requer o pagamento dessa taxa.

O licenciamento da CETESB

Nós já falamos um pouco sobre o fato de que, por trás da burocracia, estão questões mais importantes relacionadas à responsabilidade da empresa. Responsabilidade econômica, social e, claro, também ambiental! Afinal, quando uma empresa não toma os cuidados necessários para prevenir danos ambientais, ela coloca em perigo o ecossistema e todas as comunidades que dependem dele.

É por isso que empresas com potencial impacto ambiental também precisam de uma licença específica, emitida pelo órgão estadual responsável. No caso do estado de São Paulo, é a CETESB – Companhia Ambiental do Estado de São Paulo. Essa licença atesta que a empresa está seguindo as normas de prevenção aos danos ambientais e, portanto, está autorizada a seguir com suas operações.

Quais são as empresas que precisam de uma licença ambiental? Colocando de maneira bem geral, são aquelas que utilizam recursos naturais para suas atividades e aquelas que são potencialmente ou efetivamente poluidoras. Por exemplo, tinturarias – empresas que fazem o tingimento de materiais têxteis – precisam desse licenciamento, porque sua atividade polui a água.

A licença ambiental da CETESB pode ser solicitada por meio do Portal de Licenciamento Ambiental (PLA), e todas as orientações sobre o procedimento estão disponíveis no site do órgão.

Antes de solicitar o licenciamento da CETESB, você deve buscar o apoio de um engenheiro ambiental. Esse profissional é especializado em normas de prevenção aos danos ambientais. Ele pode identificar os riscos ao meio ambiente nas operações e implementar medidas práticas para colocar sua empresa em conformidade com as exigências da legislação.

Os registros especiais

Alguns órgãos de classe exigem registros específicos para negócios relacionados à sua área de atuação. É o caso da OAB, para escritórios de advocacia; do CRC, para escritórios de contabilidade; do CRM, para clínicas médicas; do CREA, para escritórios de engenharia e arquitetura.

Se a atividade da sua empresa é regulamentada por algum órgão de classe, então, você também precisa verificar se esse órgão exige um registro específico e qual é o procedimento para obtê-lo.

Registro da OAB

Para obter o registro da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), é necessário ter o Diploma de Bacharel em Direito, emitido por instituição de ensino superior reconhecida pelo MEC e ser aprovado no Exame da Ordem. O Exame é realizado três vezes por ano e consiste de duas etapas: uma prova objetiva com 80 questões e uma prova prático-profissional com 4 questões e uma peça processual.

Registro do CRC

O Conselho Regional de Contabilidade (CRC) emite tanto registros para profissionais quanto para organizações. No caso das organizações, existe um registro de empresário individual e um registro de sociedade. Para obter esse registro, no entanto, o empresário deve estar em dia com seu próprio registro profissional.

Registro do CRM

O Conselho Regional de Medicina (CRM) exige que, para o registro de empresas, seja apresentada uma relação dos médicos que vão compor o corpo clínico. Esses médicos, por sua vez, devem ter um registro profissional válido junto ao Conselho.

Registro do CREA

Assim como no caso do CRC, o Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA) emite um registro específico para pessoas jurídicas, voltado às empresas que exercem atividades ligadas a engenharia, agronomia, geologia, geografia, agronomia, meteorologia e outras áreas técnicas cuja fiscalização compete ao Conselho. Entre outras documentações, deve ser apresentado o Quadro Técnico da empresa, isto é, a lista de profissionais que desempenharão as atividades técnicas.

O software de gestão financeira

Boa parte das providências relacionadas à abertura de empresas são externas. Você precisa fazer consultas e solicitações a órgãos públicos, como Receita Federal, Junta Comercial, ANVISA, entre outros. Foi isso que vimos até agora.

No entanto, também existem providências que precisam ser tomadas dentro da sua empresa. Uma delas é a escolha do software de gestão financeira.

Esse é o software que será utilizado para registrar as operações financeiras da empresa, os pagamentos e recebimentos. Ele mantém as informações centralizadas, organizadas, protegidas. Ele simplifica o acesso, porque basta uma busca para encontrar dados específicos. Em muitos casos, também facilita a visualização, elaborando gráficos automaticamente.

Com a ajuda do software, a tarefa do empresário – sua tarefa – de cuidar das finanças da empresa fica bem mais simples. Porém, a escolha da melhor solução deve ser criteriosa. Existem muitas opções no mercado; nem todas vão ter as funções que você considera necessárias, e algumas podem ter mais funções do que sua empresa necessita. Veja algumas dicas para fazer essa escolha.

Avalie as funcionalidades

Nós acabamos de dizer, mas vale repetir: cada software tem funções diferentes. Alguns podem ter funções que você não precisa; outros, não têm todas as funções que você quer. Por isso, esse é o primeiro fator que deve ser avaliado para a escolha.

Algumas opiniões são no sentido de que, quanto mais completo, melhor. Porém, você pode acabar pagando a mais por recursos que não usa. Então, o caminho mais indicado é escolher um software que tenha as funções realmente necessárias, mas que também apresente a possibilidade de um upgrade para incluir mais funções no futuro, caso seja preciso.

Para referência, veja algumas das principais funções desejáveis em um software de gestão financeira:

Controle de fluxo de caixa, faturamento, contas a pagar e a receber

Emissão de relatórios

Integração com outros softwares

Verifique a frequência de atualizações

Idealmente, você deve escolher um software que receba atualizações frequentes. As atualizações são a maneira de melhorar seu desempenho e resolver problemas que ele pode apresentar, como falhas de segurança.

Além disso, não se esqueça de que o software roda em um ambiente, o sistema operacional do computador. Quando o sistema operacional muda, o software precisa acompanhar. Um software desatualizado pode eventualmente parar de funcionar e deixar sua empresa “a ver navios”.

Observe se é fácil de usar

Quanto mais o software escolhido for intuitivo e fácil de usar, melhor. Pense nisso: se o software for muito complexo, cada novo funcionário que entrar na empresa vai ter que atravessar um treinamento. Isso consome tempo e aumenta os custos. Além disso, a complexidade pode acabar prejudicando a produtividade da equipe, que vai perder tempo tentando decifrar como usá-lo.

Outro ponto importante é que os seus colaboradores podem estar acostumados com softwares que usavam nos empregos anteriores. Quanto mais intuitivo for o software na sua empresa, mais tranquilo será o período de transição e adaptação, e menor a chance de erros nesse período.

Atualmente, ser intuitivo não é um diferencial, mas um pré-requisito. Existem soluções no mercado que você pode contratar e começar a usar imediatamente, sem nenhum preparo específico, porque não muito simples.

Descubra as opções de integração

O ideal é escolher um software de gestão financeira que possa ter integração com outros softwares usados na sua empresa. Por exemplo, se ele tiver integração com o software comercial, assim que uma venda for registrada no software comercial, vai aparecer um registro correspondente de contas a receber no software financeiro.

Algumas empresas optam por adotar uma única solução, composta de vários módulos que se comunicam – comercial, financeiro, fiscal, estoque, logística, entre outros. Assim, como tecnicamente você está usando apenas um software, a integração não é um problema.  Essas soluções completas para a gestão empresarial são conhecidas como ERP.

Dê preferência a software em nuvem

O empresário dificilmente passa o dia todo dentro da empresa. Ele participa de reuniões, eventos, visitas a clientes, almoços de negócios. No entanto, mesmo quando não está no escritório, ele quer acompanhar o que está acontecendo na empresa. Por isso, um software de gestão financeira em nuvem é muito útil.

O software em nuvem permite que você acesse o sistema de qualquer lugar, não apenas do computador da empresa. Isso significa que você pode estar em um táxi a caminho do aeroporto e, mesmo assim, conseguir visualizar o relatório de faturamento do dia. Portanto, optar por uma solução em nuvem traz mais praticidade, conveniência e controle para o gestor.

Não se esqueça do suporte

Por mais intuitivo e fácil de usar que o software possa ser, eventualmente você vai ter uma dúvida ou um problema. Isso é normal. O que não é normal é, na hora que você passar por essa situação, não ter um suporte adequado. Logo, esse é mais um critério essencial na escolha do software de gestão financeira: a qualidade do suporte.

Um suporte de qualidade tem duas características: agilidade e acessibilidade.

Agilidade significa receber uma resposta (e, de preferência, uma solução) dentro de um tempo razoável. Por exemplo, se o software teve um problema e perdeu dados, você não pode passar um mês esperando que a situação seja resolvida, porque isso afeta as atividades da sua empresa. Então, verifique qual é o tempo médio do suporte do software para resolver as solicitações recebidas.

Acessibilidade significa ter uma comunicação fácil com a equipe de suporte. Isso está muito ligado aos canais de atendimento disponíveis. Quanto mais canais, melhor. Então, além de e-mail e telefone, verifique se o suporte também é realizado por chat, redes sociais, Whatsapp.

Procure referências de outros clientes

Quer saber se um software é bom? Vale a pena procurar referências de outros clientes, isto é, outras empresas que adotam essa solução. Converse com esses clientes para descobrir como foi a experiência deles com o software e se eles recomendariam para novos usuários.

Preste especialmente atenção às dificuldades que eles possam ter atravessado com a implementação e o uso. As vantagens, o próprio fornecedor vai lhe informar, mas os pontos fracos só um cliente vai apresentar com transparência.

Experimente pessoalmente

Enquanto as referências de outros clientes podem ajudar na escolha do software, a opinião que realmente importa é a sua. Por esse motivo, a melhor dica é solicitar uma demonstração ou utilizar o período de teste, que a maioria das soluções oferece. Dessa forma, você pode ter uma visão mais prática de suas forças e fraquezas, e como elas podem afetar o dia a dia da sua empresa.

A emissão de notas fiscais

Toda empresa formalizada tem o dever de emitir notas fiscais dos produtos vendidos ou serviços prestados. Esse é o documento que formaliza a venda de um produto ou serviço, registra o faturamento e informa os impostos a serem recolhidos sobre a transação. Não emitir a nota fiscal é considerado sonegação.

Atualmente, a nota fiscal eletrônica substitui a impressa, permitindo que as empresas economizem e simplifiquem o controle. O simples fato de não precisar armazenar centenas ou milhares de papéis de notas fiscais impressas já é uma grande vantagem da versão eletrônica.

Para essa tarefa, você pode usar gratuitamente o sistema do município (no caso de empresas de prestação de serviços) ou do estado (no caso de empresas de comércio). Porém, em geral, esses sistemas são bastante limitados e não têm uma interface muito agradável.

Como alternativa, existem softwares pagos para a emissão das notas fiscais. Eles se integram ao sistema público e têm a vantagem de melhorar a experiência do usuário.

Além disso, eles também podem se integrar a outros softwares que você utiliza na sua empresa. Dessa forma, a informação é compartilhada automaticamente. Por exemplo, a emissão de uma Nota Fiscal cria automaticamente um registro de conta a receber no sistema de gestão financeira, e o cancelamento da Nota Fiscal anula o registro de conta a receber correspondente.

Agora, confira algumas dicas para escolher o melhor serviço de emissão de nota fiscal eletrônica.

Verifique o que acontece em caso de instabilidade

Como já foi dito, quando você contrata um software pago para a emissão de nota fiscal, ele se integra ao sistema público (do município ou do estado). Portanto, a primeira dica é verificar o que acontece com o emissor quando o sistema público está passando por instabilidade.

O ideal é que o software continue realizando automaticamente várias tentativas, até que a nota seja emitida. Assim, mesmo quando o sistema público está com problemas, isso não interefe na rotina de trabalho da sua empresa.

Descubra as integrações com meios de pagamento

Seja qual for a atividade da sua empresa, uma coisa não muda: a emissão da nota fiscal está sempre acompanhada do pagamento. Por isso, é interessante que o software emissor tenha integrações com meios de pagamento, como emissores de boleto bancário.

Assim, você tem menos trabalho: logo que a nota for emitida por um software, ele se comunica com o outro, que automaticamente emite o boleto correspondente. A integração também pode funcionar no sentido inverso: assim que o meio de pagamento reconhece que o cliente efetuou o pagamento, ele informa ao software de emissão de notas fiscais, que emite a nota correspondente.

Descubra as integrações com o sistema do contador

Integrações realmente é a palavra do momento, no que se refere a softwares para empresa. Esse é mais um exemplo: o software de emissão de nota fiscal ideal deve ter possibilidade de integração com o sistema usado pelo seu contador.

Desta maneira, quando sua empresa emite uma nota, a informação é repassada para o contador, que pode atualizar os valores nos relatórios contábeis da empresa. Com esse simples detalhe, você economiza muito tempo. Não vai mais ser preciso enviar pessoalmente cada nota emitida por e-mail, nem juntar os papéis para entregar no escritório de contabilidade.

Sendo cliente da Contjet, por exemplo, recomendamos o sistema OMIE para nossos clientes e utilizamos tecnologia JETTAX para buscar as notas fiscais das empresas que atendemos diretamente dos portais dos governos, reduzindo toda a burocracia envolvida nesse processo.

Confirme o envio automático das notas para o cliente

Esse critério já é atendido pela maioria dos emissores de nota fiscal, mas não se esqueça de confirmar antes de contratar um software. Para maior praticidade no dia a dia, assim que a nota fiscal for emitida, ela deve ser enviada automaticamente para o e-mail do cliente.

Avalie outras funcionalidades básicas

Além da emissão, o software também será utilizado para realizar a importação e o cancelamento de notas fiscais. Então, você precisa avaliar essas funcionalidades. Elas são fáceis de usar? São eficientes? Oferecem algum diferencial?

Lembre-se de considerar a frequência das atualizações e a qualidade do suporte

Quando nós falamos sobre o software de gestão financeira, esses dois critérios já foram mencionados. Entretanto, eles voltam a aparecer nessa lista, porque eles são relevantes na contratação de qualquer tipo de software, inclusive o emissor de notas fiscais.

A frequência das atualizações tem relação com o bom funcionamento do software, com seu desempenho e com a correção de problemas. Softwares que recebem poucas atualizações podem rapidamente se tornar obsoletos e prejudicar o trabalho dos seus colaboradores e as atividades da empresa. Quanto mais frequentes as atualizações, melhor.

A qualidade do suporte garante que, quando houver alguma dúvida ou problema, você vai receber um atendimento ágil e acessível. Você deve observar o tempo médio de resolução das solicitações e os canais disponíveis para contato com o time de suporte. Quanto menor o tempo médio e mais canais disponíveis, melhor.

Não veja preço, mas custo-benefício

No final das contas, você provavelmente não quer gastar muito com um software de emissão de notas fiscais. Afinal, nós já vimos que existem até alternativas gratuitas.

No entanto, cuidado para não resumir sua decisão a um número, o preço. Em vez disso, pense em custo-benefício; verifique qual solução oferece o melhor conjunto de características, pelo preço mais acessível.

Não se esqueça de que, mesmo em uma atividade tão “básica” como a emissão de notas fiscais, é possível ter ganhos estratégicos para a empresa. Se você gasta menos tempo emitindo notas, porque seu software torna esse trabalho mais eficiente, vai ter mais tempo para coisas que realmente importam, como encontrar novos clientes.

A escrituração contábil

A escrituração contábil é o registro dos fatos econômicos relevantes para a contabilidade da sua empresa. Todas as empresas, de qualquer porte e ramo de atuação, devem ter uma escrituração contábil. Esse documento é obrigatório.

Na escrituração contábil, ficam registrados os ganhos e os gastos, os lucros e o patrimônio da empresa. Esses registros devem começar logo no momento da abertura de empresa, e arquivados pelo prazo adequado.

A escrituração contábil deve ser feita por um profissional habilitado, um contador com registro válido no CRC. Ela deve seguir normas rigorosas, determinadas por órgãos nacionais e internacionais.

A importância do rigor na escrituração contábil

Você sabe porque tanto rigor com a escrituração contábil? Existem dois motivos principais.

O primeiro motivo é fiscal. É simples: o Governo precisa ter certeza de que está cobrando os tributos certos. Os tributos são calculados a partir das informações registradas na contabilidade. Portanto, essas informações devem ser informadas de maneira precisa e seguindo a padronização estabelecida.

O segundo motivo é econômico. Muitos agentes econômicos que mantém relações com a sua empresa – fornecedores, clientes, parceiros, investidores e acionistas, entre outros – precisam saber como estão as finanças da sua empresa, porque é assim que eles tomam decisões.

Um fornecedor, por exemplo, pode usar a escrituração contábil para decidir se ele vai vender para você ou não. Ele avalia a relação entre ativos e passivos da sua empresa para avaliar a probabilidade de receber o pagamento.

Se uma empresa tem uma escrituração contábil incorreta ou incompleta, ou que de qualquer forma não segue as normas, ela está prejudicando todos esses agentes econômicos que precisam e têm direito a acessar as informações. O assunto é tão sério que existem sanções civis e até criminais para o descumprimento das normas de contabilidade.

A contratação de funcionários

E, já que falamos sobre funcionários, não podemos considerar completo nenhum material sobre a abertura de empresas antes de mencionar a contratação de funcionários.

Como abrir uma empresa sem desafiar isso? Ao se encarar um processo de abertura de empresa é preciso saber que essa etapa é fundamental.

Então, como contratar os membros dessa equipe?

O processo de seleção e recrutamento

Antes de contratar qualquer funcionário, você precisa realizar um processo de seleção e recrutamento, para determinar quem vai entrar na sua equipe. Desenhar esse processo é, sem dúvidas, uma das providências mais importantes que você vai tomar na abertura de empresas.

Comece estruturando a equipe que você pretende formar. Considere quantas pessoas vai ter e quais funções elas vão exercer.

Em seguida, defina quais serão o salário e os benefícios oferecidos. Para ser preciso nesse passo, é indispensável fazer uma pesquisa de mercado e verificar o que seus concorrentes estão oferecendo. Se distanciar muito disso pode atrapalhar na retenção de seus talentos.

O próximo passo é criar uma lista para cada vaga que você quer preencher. Nessa lista, você vai colocar o perfil desejado para o funcionário, tanto em termos de formação, experiência e habilidades, quanto em termos de características pessoais.

Agora, você já sabe o que está procurando e o que vai oferecer. É a hora de definir quais serão as etapas do processo seletivo. Existem muitas possibilidades: envio do currículo online; provas; apresentações dos candidatos; dinâmicas individuais e de grupo; entrevistas.

A dica é organizar o processo de forma que a maior parte das atividades possa ser realizada sem exigir muito do seu tempo ou da sua intervenção. Você só vai ter contato direto com os candidatos quando a lista já tiver sido filtrada para os que são mais compatíveis com as vagas.

Finalmente, é hora de criar o anúncio da vaga e divulgar. Lembre-se de que, quando você divulga uma vaga, seu objetivo é atrair bons profissionais. Por isso, o anúncio deve demonstrar que sua empresa é um lugar onde vale a pena trabalhar. Não diga apenas o que você busca; destaque o que você tem a oferecer!

Atualmente, existem serviços de consultoria especializados, que podem ajudá-lo a atravessar esse processo e realmente selecionar os melhores candidatos. Nos estágios iniciais da empresa, enquanto você ainda não tem total domínio do universo de recrutamento e seleção, pode ser interessante contar com o apoio desses consultores.

A contratação

Depois de selecionar os profissionais, é preciso pedir que eles compareçam ao DP ou RH da empresa e apresentem os seguintes documentos, no mínimo:

Carteira de Trabalho e Previdência Social, a CTPS

Comprovante de escolaridade

RG, CPF e Título de Eleitor, originais e cópias

Certificado de reservista (para homens maiores de 18 anos)

Certidão de casamento e certidão de nascimento do cônjuge

Certidão de nascimento e carteira de vacinação dos filhos

Cópia de comprovante de residência

Duas fotos 3×4

Resultados do exame admissional

Nessa ocasião, será feita a anotação da admissão na CTPS do novo funcionário. Esse também é o momento para assinar o contrato de experiência, se for o caso.

Algumas empresas solicitam que o funcionário assine outros documentos. Um exemplo comum é o regimento da empresa, que inclui instruções sobre uso de uniforme e equipamento, normas para o uso de celulares e computadores no local de trabalho, recomendações de comportamento, entre outros. É até possível solicitar que o funcionário assine um NDA – Non Disclosure Agreement, um acordo pelo qual ele concorda em não divulgar informações sobre a empresa e suas atividades.

Para descobrir quais documentos o funcionário deveria assinar na contratação, vale a pena consultar um advogado, que poderá fazer recomendações compatíveis com a realidade do seu negócio. Afinal, nem toda empresa precisa exigir um NDA de seus funcionários.

RAIS e CAGED

As empresas têm o dever de reportar ao Ministério do Trabalho as contratações e demissões realizadas a cada período. Existem dois relatórios obrigatórios diferentes: a RAIS, que é anual, e o CAGED (para empresas que não estão no eSocial), que pode ser diário ou mensal.

Cumprir essas obrigações é importante, não apenas para evitar multas, mas por uma questão de responsabilidade. Tenha em mente que o MTE – Ministério do Trabalho utiliza as informações desses relatórios para elaborar políticas públicas voltadas aos trabalhadores.

Sobre a RAIS

A RAIS – Relação Anual de Informações Sociais serve para elaborar uma espécie de censo do emprego formal. Todas as pessoas jurídicas e outros empregadores sevem submeter a RAIS uma vez por ano.

Nessa relação, você deve informar todos os vínculos de trabalho mantidos ao longo do ano, mesmo aqueles que já foram encerrados (e não apenas os que estão em curso no dia 31 de Dezembro).

Observe que, se uma empresa não manteve funcionários em certo ano, isso não a isenta da obrigação de submeter a RAIS. Por isso, existe o que chamamos de RAIS Negativa. Se a RAIS não for enviada até a data limite, pode ser cobrada multa de R$425,64 acrescida de mais R$106,40 a cada bimestre de atraso (dados de 2019).

Sobre o CAGED

O CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é utilizado para acompanhar as admissões e demissões de trabalhadores celetistas no Brasil.

Toda empresa que contrata ou desliga um funcionário fica obrigada a comunicar esse fato, sendo que a comunicação pode ser diária ou mensal.

Essa obrigação atinge, inclusive, os MEI’s. Se a movimentação não for comunicada ao MTE pelo CAGED, a empresa fica sujeita a multa de 1/3 do valor do salário mínimo. Essa multa varia conforme o tempo de atraso no envio do CAGED e o número de movimentações (contratações e desligamentos) que não foram informados.

As ferramentas de gestão de processos

É importante não adotar mais ferramentas do que sua empresa realmente precisa. Do contrário, em vez de simplificar, acaba tornando as suas atividades mais complicadas do que precisam ser. E não se esqueça de que muitas dessas ferramentas podem ter um custo, ou seja, elas geram um impacto sobre o lucro do seu negócio.

Então, talvez você esteja pensando: será que eu preciso mesmo de uma ferramenta de gestão de processos?

A resposta é que você pode trabalhar sem ela; mas, se você escolher a ferramenta certa, pode ter muitos ganhos de eficiência, produtividade, qualidade dos resultados. Então, veja algumas dicas para adotar uma ferramenta de gestão de processos que vai realmente colaborar para sua empresa ter um desempenho melhor.

Identifique os processos que você quer gerenciar

Diferentes empresas têm diferentes processos.

Uma escola de idiomas e um supermercado, por exemplo, têm processos bastante distintos. A primeira tem processos de matrícula, rematrícula, cancelamento, trancamento. O segundo tem processos de reposição de estoque, reposição de produtos nas prateleiras, devolução e troca de produtos.

Não faz sentido pensar que a mesma ferramenta vai atender igualmente aos dois, certo? Por isso, você precisa identificar quais são os principais processos da sua empresa. Assim, será mais fácil escolher a ferramenta certa para atender às necessidades do seu negócio.

Considere como a ferramenta vai simplificar os processos

Se a ferramenta não ajuda a tornar os processos mais simples, ela não vai contribuir para sua empresa. E como ela pode fazer essa simplificação? Um exemplo é permitir a criação de fluxos de trabalho.

Você cria um fluxo pré-definido, com as etapas que as tarefas devem seguir até sua finalização. Então, quando uma tarefa é inserida no sistema, ela entra no fluxo. Cada vez que uma etapa é concluída, a tarefa é enviada automaticamente para a próxima, avisando o funcionário responsável e estabelecendo o prazo para terminar essa nova etapa.

Isso simplifica a comunicação entre a equipe, evitando aquela troca interminável de e-mails para resolver o andamento das tarefas.

Avalie o impacto sobre a governança

Governança tem a ver com boas práticas de transparência, ética, responsabilidade dentro da empresa. Uma boa ferramenta de gestão de processos ajuda a melhorar a governança. Como? Vamos entender com um exemplo.

Suponha que uma tarefa entra no sistema. Uma das etapas dessa tarefa exige que um usuário dê a aprovação. A ferramenta pode registrar quem foi o usuário que deu a aprovação, quando isso aconteceu, e até requerir uma justificativa. Assim, no futuro, se alguém questionar o porquê aquela tarefa foi aprovada, será possível identificar exatamente o que aconteceu.

Esse recurso, portanto, traz mais transparência para os processos da empresa, ajuda a afastar más práticas e manter a integridade.

Verifique os recursos para gestão

Não faz sentido falar em uma ferramenta de gestão de processos, se ela não traz recursos que apoiem o trabalho do gestor. E quais são esses recursos? Primariamente, os relatórios. Antes de contratar uma ferramenta, então, verifique quais relatórios ela oferece.

Um bom exemplo de relatório útil é aquele que aponta quantas tarefas estão em andamento no prazo e quantas estão em atraso. Com essa informação, o gestor consegue avaliar a produtividade da equipe. Outro exemplo é o relatório que indica em qual etapa do fluxo de trabalho as tarefas passam mais tempo. Com essa informação, o gestor consegue identificar onde estão os principais gargalos.

Reflita sobre a implementação

Se você ainda está na fase de abertura de empresas, é melhor já começar as atividades com a ferramenta implementada. Acredite: é bem mais complicado implementar uma ferramenta de gestão de processos depois que os tais processos já estão em andamento. Tudo que envolve mudança de uma forma de trabalhar para outra é mais complicado.

Conclusão

Nesse nosso roteiro, você viu o passo a passo definitivo para a abertura de empresas. Agora, você está pronto para tirar seu negócio do papel e transformar sua visão em realidade.

Para saber de verdade como abrir uma empresa, não dispense a leitura de um só tópico desse passo a passo, se é que você já não fez isso. Não é simples efetuar a abertura de empresa partindo do zero sem ter orientação.

Esse processo pode parecer opressivo, impossível de superar, até mesmo difícil de compreender completamente. Afinal, são tantas etapas, tantas decisões, tantos documentos, tantos detalhes… E é justamente por isso que muitas pessoas com potencial para se tornar empresários de sucesso desistem, antes mesmo de começar.

Por isso, vamos terminar compartilhando mais uma informação importante: você não precisa atravessar todo esse processo sozinho! Quer abrir uma empresa da maneira mais eficiente possível? O melhor caminho é contratar uma consultoria especializada, que entende todo esse processo e sabe qual é o caminho mais curto para completá-lo.

É exatamente esse o trabalho da Contjet. Nossa missão é ajudar você na abertura da sua empresa, ajudando a vencer a burocracia, para começar a desenvolver suas atividades rapidamente e ter a segurança de estar em dia com todos os aspectos legais, contábeis, fiscais.

Ficou interessado? Entre em contato e conheça melhor os serviços da Contjet!