Como diminuir erros na folha de pagamento

Para diminuir os erros na folha de pagamento, o primeiro passo é entender o que está sendo feito de forma errada. Ou seja, é preciso revisar processos para identificar o que precisa ser melhorado e decidir como implementar as melhorias.  

Para entender como diminuir os erros na folha, leia esse artigo da Contjet e veja os principais erros e quais as soluções assertivas para eliminá-los.

Quais os principais erros que ocorrem na folha de pagamento?

Para diminuir os erros na folha de pagamento, é preciso saber quais os tipos de erros são mais frequentes de acontecerem. De fato, ajuda a procurar o problema e entender o que está errado. Por isso, veja a seguir os erros mais comuns em uma folha de pagamento:

1.º – Ocorrência de lançamentos de dados incorretos, que podem gerar uma violação aos direitos trabalhistas, bem como problemas com o fisco;

2.º – Falta de acompanhamento da legislação, provocando a continuidade de erros por ter ocorrido uma alteração na lei, que não foi implementada na folha da empresa;

3.º – Existência de erros de cálculos dos salários dos funcionários, principalmente quando a empresa tem de lidar com horas extras, adicionais e banco de horas;

4.º – Alocação dos funcionários em categorias incorretas, gerando o cálculo incorreto da sua remuneração e benefícios;

5.º – Falta de um planejamento para elaborar a folha de pagamento, ou seja, um passo a passo para assegurar que todas as etapas sejam realizadas;

6.º – Não ter registro dos dados da folha de pagamento para a verificação de qualquer inconsistência futuramente. 

Sem dúvida, estes erros na folha de pagamento geram inúmeros problemas para a empresa, inclusive podendo causar transtornos com a fiscalização.

O que fazer para diminuir os erros na folha de pagamento?

Por certo, para diminuir os erros na folha de pagamento é preciso definir uma estratégia assertiva para que todo o processo seja desenvolvido. Além disso, é fundamental verificar se os funcionários encarregados da tarefa possuem os conhecimentos necessários.

Em seguida, veja como evitar esses erros na folha de pagamento ao adotar as seguintes ações estratégicas:

1.º – Planejar todo o processo para elaboração da folha de pagamento

Para começar, é preciso ter uma atenção especial para a exigência da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) de pagamento dos funcionários até o quinto dia útil. Por isso, é preciso definir datas para fechamento da folha e realização dos procedimentos.

2.º – Controle preciso das demissões e admissões mensais 

Certamente, este é um processo que depende da comunicação interna entre os setores da empresa, visando assegurar o compartilhamento adequado das informações. Assim como que as informações sejam transmitidas quando de sua ocorrência, ou seja, em tempo real.

3.º – Classificar todos os funcionários conforme as suas categorias profissionais 

Certamente, essa classificação dos funcionários por categorias profissionais evita que muitos erros venham a acontecer. Isso porque cada uma tem as suas próprias convenções e acordos sindicais. De fato, estabelece algumas diferenças para os cálculos da folha.

4.º – O levantamento das horas trabalhadas, bem como faltas, licenças, horas extras, adicionais noturnos, dentre outros, requerem uma atenção especial. Além disso, exigem um controle detalhado para não gerar complicações futuras para a empresa.

5.º – Cálculo dos encargos, benefícios e descontos na folha de pagamento

Este é um dos pontos que mais necessita de atenção e cuidado, pois são muitos detalhes a serem observados para realizar os cálculos da forma correta. Desse modo, deve ser realizado de acordo com a legislação específica e informações coletadas anteriormente.

Portanto, para diminuir os erros na folha de pagamento é essencial revisar os processos e implementar os procedimentos corretos. Além disso, a empresa deve estar sempre atualizada quanto às mudanças na legislação que impactam na folha de pagamento.

Por isso, uma das melhores formas para resolver esse problema e outros da folha de pagamento, é contratar uma empresa especializada em contabilidade e finanças. Pois, além da expertise no assunto, os profissionais estão sempre informados de legislação.  

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