6 softwares para escritórios de advocacia

Softwares para advocacia

Para se escolher softwares para advocacia requer que ouçamos opiniões abalizadas.

Temos diversos amigos advogados empresários do ramo jurídico que alcançaram o sucesso a custa de muito suor, competência e anos de estudos. Nos orgulhamos de tê-los em nosso ciclo de relações e seus passos como empreendedores nos inspiram diariamente. Das características que lhes são comuns podemos citar várias. A forma articulada e convincente com que se expressam, a coerência com que se expõem, a profundidade técnica que são capazes de alcançar para desafiar os intrincados temas de sua área de atuação, o cuidado com sua imagem e com a publicidade dela, a presença constante em seminários, congressos, simpósios, cursos e conferências, a liderança, são alguns dentre outros tantos predicados que os marcam. Uma dessas características, contudo, é o mote principal desse artigo: são todos empresários e profissionais preocupados em ter a tecnologia como sua aliada na administração de seus escritórios de advocacia.

Reunimos nesse artigo trechos de conversas que tivemos com insignes nomes do meio jurídico, com sugestões de softwares para advocacia, o que interessa principalmente aos colegas aspirantes a proprietários de escritórios de advocacia, estes que primeiramente precisam ter consciência do seguinte:

Problema

Não há outra atividade profissional tão vocacionada a reunir e manusear tantos documentos quanto a advocacia. É emblemática a imagem de advogados e advogadas carregando pilhas de papel em suas visitas às Varas da Justiça e aos Tribunais. Esses papéis são processos que exigiram rígido controle das inúmeras versões das peças produzidas e das incontáveis horas de trabalho necessárias para a elaboração de cada uma delas. Igual controle e dispêndio de horas foi necessário para a reunião, juntada e rastreabilidade de suas provas. São processos que demandarão ainda incansável acompanhamento para que prazos não sejam perdidos. Será ainda preciso que diligente coletânea de jurisprudência seja feita de antemão, que deverá estar à disposição tão logo seja necessária para a articulação de argumentos jurídicos úteis a eventual recurso. Além de tudo isso, o escritório ainda deve ser administrado em seu contas a pagar, seu contas a receber, seu estoque de materiais, no pagamento de funcionários e associados, etc. Esse artigo serve justamente para oferecer alternativa de softwares para advocacia que apoiem você em todas essas tarefas, não apenas em algumas delas.

Decisão

O sempre promissor mercado jurídico já conta com diversas ferramentas tecnológicas para o apoiar. Petições já são elaboradas automaticamente a partir de vínculo com o cadastro de clientes. Depósitos são atualizados de maneira rápida e com alto nível de correção nos cálculos. Prazos processuais são acompanhados com expedição de alertas para os advogados responsáveis e seus estagiários. Horas são contabilizadas e segregadas facilmente para gerar as cobranças e faturas de serviços. Cadastros de clientes são cada vez mais dinâmicos e de consulta cada vez mais intuitiva. São todas funcionalidades que a tecnologia já serve à advocacia, só para falar de algumas. Ocorre que existem programas que são meros controles de processos (o que invariavelmente inclui cadastro de clientes e agenda) e outros verdadeiros sistemas de gestão de escritórios de advocacia, que além de acompanharem processos também apoiam o escritório da administração financeira à atualização da biblioteca, passando às vezes até pela gestão de desempenho dos advogados do escritório.

É o empresário jurídico quem deve decidir, dentro dessas duas categorias de softwares para advocacia,  que tipo de software está procurando.

Exceção

Não podemos deixar de fazer uma rápida menção aos softwares gratuitos oferecidos no mercado. São diversos. Alguns que podemos citar a partir de uma rápida consulta que fizemos na Internet são os seguintes: Projuris ONE, DirLex e ADVOGA-NET. Se for utilizá-los, consulte antes os limites da gratuidade oferecida pelos fabricantes. Existem outros tantos de baixíssimo custo.
Se você estiver começando seu escritório e seu orçamento for limitado, melhor lançar mão dessas opções do que não possuir programa algum. Além de suprirem suas principais necessidades, esses softwares manterão seu escritório organizado até que você tenha recursos para adquirir versões mais completas deles próprios ou softwares mais sofisticados e custosos.
Não trouxemos nesse artigo nenhuma opinião sobre esses softwares, mas fica a recomendação de avaliar sua utilização caso não disponha ainda de orçamento para um investimento mais alto no seu início de jornada. Caso você já esteja operando com seu escritório e ainda não tenha um software para apoiá-lo, nossa recomendação é ainda maior.

Características Mais Importantes de Softwares para Advocacia

Antes de nos apressarmos para conhecer as sugestões de Softwares para administração de escritório de advocacia que reunimos, detalhamos a seguir o que mais interessa, na opinião desses nossos colegas, quando você está à procura e um programa de informática para te ajudar no dia a dia do seu escritório:

Cadastro de Clientes e Agenda

Para começarmos a falar do essencial, é imprescindível que softwares para advocacia contenham essas duas funcionalidades. Não conseguimos sequer imaginar um programa de gestão de escritório jurídicos sem elas. O ideal é que o cadastro de clientes permita a inserção dos dados de todos as pessoas e empresas que tenham relacionamento com o escritório, com campos suficientes para identificá-los com o máximo de detalhes, principalmente no que se refira aos negócios que têm com seu escritório. A agenda, por sua vez, deve ser integrada com todos os outros módulos de sistema de forma que possa controlar datas e horários de reuniões, sustentações orais, audiências, prazos processuais, vencimentos de fatura de fornecedores, de taxas recursais, de honorários de clientes, de depósitos judiciais, etc.

Cadastro e Controle de Processos

É o coração do escritório. Esse módulo deve oferecer a todos os sócios, advogados e estagiários do escritório a imediata identificação do processo assim como suas informações mais precisas, completas e atualizadas. Deve permitir a análise da trajetória dos processos em todas as suas instâncias processuais, assim como cada desfecho. Todos os andamentos processuais decorrentes de cada desdobramento devem ser cadastrados neste módulo para que os processos sejam bem conduzidos. O ideal é que ele seja integrado com o módulo de Repositório de Documentos Eletrônicos e, no que for possível, que os andamentos sejam alimentados automaticamente a partir da integração com os sites dos Tribunais.

Módulo Financeiro

Hoje existem no mercado softwares para advocacia que oferecem recursos indispensáveis em seus módulos financeiros. Cobrança de honorários mensais, de honorários por time-sheet, de honorários por percentual de êxito, etc., são todos feitos de maneira muito facilitada através deles. Custas processuais e todo tipo de dispêndio do escritório, reembolsáveis ou não, também têm seus pagamentos controlados por meio desse módulo.

É interessante que esse módulo esteja integrado com os três módulos mencionados anteriormente (de cadastro de clientes, de agenda e de cadastro e controle de processos), para que as cobranças de honorários e os reembolsos de despesas sejam efetuadas de forma automática, rápida e segura, inclusive com a emissão de boletos bancários e respectivas faturas de serviços.

Integração

Duas coisas que já mencionamos linhas atrás nesse nosso artigo: funcionalidades que permitem a atualização dos andamentos processuais a partir dos sites dos Tribunais; e outras que permitem que peças e documentos sejam produzidos automaticamente a partir de dados cadastrais. Quando isso dissemos nos referíamos justamente à funcionalidade de integração. Se o softwares para advocacia que você está avaliando possui essa facilidade, você deve ser todo ouvidos. A integração com os sites dos Tribunais permite a atualização dos seus andamentos processais quase que on-line em seu módulo de cadastro e controle de processos, te economizando tempo e dinheiro. Já a produção eletrônica e automática de documentos se faz pela integração com aplicativos editores de textos, resultando também em economia (de recursos humanos e financeiros).

Relatórios

Do que adianta você ter um sistema de gestão, qualquer que seja ele, se os relatórios que ele te fornece são insuficientes ou ininteligíveis? Existem grandes ERP´s no mercado cujos relatórios parecem ter sido feitos apenas para programadores ou analistas de sistemas entenderem, quando não é o caso de sequer os possuírem. Ora, relatórios são fontes de informações servíveis basicamente para as tomadas de decisão. Se não forem fornecidos, se os fornecidos não forem de fácil compreensão ou se forem incompletos, repense.
O ideal é que o softwares para advocacia escolhido para gestão do seu escritório de advocacia seja capaz de te prover de todos os relatórios que você e seu cliente precisam e que permita que você crie livremente outros tantos relatórios que você pensar ao longo do caminho.

Repositório de Documentos Eletrônicos

Com a prosperidade de seu negócio, o número de processos judiciais sob seu patrocínio será enorme. Serão processos muitas vezes com quilos e quilos de papéis reunidos em pastas, formando uma gigante coleção de petições, recursos, provas, planilhas e documentos. Imagine agora você guardar tudo isso numa sala em seu escritório e ter que localizar as pastas e manusear toda a papelada a cada consulta que fizer.

Os módulos de repositório de documentos eletrônicos facilitam sua vida justamente nesse sentido. Permitem que você guarde cópias e vias eletrônicas de todos os documentos que compõem seus processos, além de disponibilizar diversas formas de filtragem e de localização deles. Buscas por período, por fases processuais, por cliente, por tese jurídica, etc., são todas encontradas em repositórios oferecidos em diversos softwares que o mercado dispõe.

Todos esses módulos e funções são encontrados em diversos softwares para advocacia utilizados por escritórios de renome. É o caso da Advocacia Lunardelli, que com a autoridade de quem frequenta as publicações do anuário Análise Advocacia 500, o maior e mais importante levantamento realizado do mercado jurídico brasileiro parta identificar quem são os mais admirados advogados e escritórios de advocacia de todo o país, que junto com outros expoentes alcançou em 2015 o 2° lugar entre os escritórios especializados, revela utilizar o sistema Sisjuri da TOTVS. Segundo o que nos disse o Dr. Pedro Accorsi Lunardelli, sócio do escritório, ele já utiliza o Sisjuri desde os idos de 2002, época em que o sistema era da empresa BCS Software (que foi posteriormente comprada pela TOTVS), quando ele ainda trabalhava num escritório que utilizava esse sistema, o Machado, Meyer, Sendacz e Opice Advogados. Segundo o Dr. Pedro, como o costumamos chamar, o software “é líder no mercado jurídico, permitindo a elaboração integrada de documentação, apresentando boas e completas ferramentas financeiras e de arquivo (GED), relatórios, atualização de depósitos, dentre outros recursos”. Se você entrar no site da TOTVS, você verificará que a empresa também proclama essa liderança, ao menos entre os grandes escritórios, dizendo que o Sisjuri está “presente nos 24 maiores escritórios jurídicos do Brasil”.

Nossos amigos do Rubens Naves Santos Jr Advogados compartilham da mesma preferência. Foi o que nos relatou o Dr. Marcos Osaki, advogado e conselheiro do escritório, para quem o Sisjuri “foi feito especialmente para escritórios de advocacia e permite o registro de dados, a extração de relatórios de diversas formas, possibilitando ao usuário, inclusive, montar o relatório que quiser”.  Segundo nosso respeitabilíssimo colega, cujo alto nível de exigência conhecemos bem, o software está em constante desenvolvimento, sendo lançadas versões novas frequentemente. Outra menção digna de nota foi a de que a detenção da licença do software, por ser da TOTVS, permite a utilização de qualquer outro programa da própria software house, sem que para isso seja necessário o pagamento de licenças adicionais (apenas os custos de instalação e de treinamento). Finaliza sua avaliação registrando como desvantagem a impossibilidade de acessar e operar o software via web, embora os usuários consigam acessá-lo remotamente, via terminal server.

Se o Sisjuri da TOTVS conta com escritórios tão relevantes como referências, o SGCorp da HB Sistemas não fica para trás. O software é utilizado pelo escritório Fernandes, Figueiredo, Françoso e Petros Advogados, que presta consultoria e assessoria jurídica em diversas áreas do Direito Público e do Direito Privado. Segundo o Dr. Edison Carlos Fernandes, sócio com quem conversamos e cujos títulos ocupariam uma página inteira desse artigo, o sistema “é muito amigável e de excelente relação custo benefício”. Ademais, algumas das qualidades do software, como atualidade e abrangência (faz desde cotação e orçamento até lançamentos contábeis), foram colocadas em relevo. O Dr. Edison também destaca que o software é preparado para utilização de múltiplos usuários, mencionando, com a credencial de quem ajudou no seu desenvolvimento, que “todos os profissionais do escritório são usuários, ainda que somente para lançamento de despesas incorridas por conta dos nossos contratantes”.

Conversamos também com o Dr. Regis Pallotta Trigo, advogado tributarista do escritório Honda, Teixeira, Araujo, Rocha Advogados, tradicional escritório de São Paulo especializado em direito empresarial e uma referência na área Tributária. Segundo ele, o escritório utiliza o SAPC, que “permite o cadastramento completo dos processos, inclusão de novos andamentos, agendamento de prazos, emissão automática de relatórios contingenciamento, atualização dos valores envolvidos nas discussões judiciais e controle dos honorários”.

Outra contribuição valiosa para o nosso artigo foi dada pela Dra. Daniela Ferrazzo, do escritório Mussi, Ogawa, Lazzerotti & Sobral Advogados, prestigiosa banca de advocacia que divide com a Advocacia Lunardelli o segundo lugar da Revista Anuário Advocacia 500 entre os escritórios especializados mais admirados do Brasil. A Dra. Daniela nos honrou com um pouco do seu tempo para nos dizer que no Mussi, nome pelo qual o escritório é normalmente conhecido, é utilizado o sistema Datajuri. Conforme nos informa a saudosa colega, o software é muito bem avaliado no escritório, possibilitando o acesso via web e oferecendo diversas funcionalidades muito úteis ao time de advogados e estagiários. Segundo a tributarista, o software “tem utilidades como o controle time sheet, a atualização de valores e a possibilidade de extrair diversos tipos de relatórios gerenciais. Quanto aos relatórios, é possível filtrar apenas as informações solicitadas pelos clientes e podem ser gerados em formatos pdf, xls e doc”.

Já o advogado Roberto Tonetti, sócio do escritório Duarte e Tonetti Advogados Associados e com quem tivemos a satisfação e o prazer de dividir a mesma sala na Faculdade de Direito, utiliza o software CP-Pró para administrar seu escritório, que é focado em práticas jurídicas preventivas e que possui vasta experiência na solução de conflitos corporativos. De acordo com informações do fabricante, o CP-Pró é capaz de efetuar captura agendada e automática de andamentos processuais de mais de 270 órgãos da Justiça, além de possibilitar o peticionamento eletrônico, consultas diretamente nos Diários Oficiais, controle de prazos e audiências, controle do fluxo de caixa e relatórios personalizados. São inúmeras as funcionalidades divulgadas pela Novaprolink, software house criadora da solução tecnológica, e abrangem tudo o que há de mais importante num programa de administração de escritório de advocacia: agenda, contratos, processos, serviços extraprocessuais, marcas e patentes, time sheet, financeiro, armazenamento, GED (gerenciamento eletrônico de documentos, ou repositório de documentos eletrônicos, conforme preferimos chamar algures), monitoramento nos diários oficiais, relatórios, auditoria e B.I. (business intelligence). Não é à toa que quando conversamos com o Dr. Roberto Tonetti sua avaliação foi a seguinte: “Excelente software para gestão de processos e para o setor administrativo-financeiro. O suporte deles é muito bom e os relatórios são completos”.

Por fim, cumpriu ao Dr. Marcos Paulo Caseiro, Mestre em Direito Tributário e sócio do escritório Simões Caseiro Advogados, renomada banca de advogados de São Paulo, encerrar nossa lista de recomendações de softwares para advocacia. Segundo o Mestre, seu escritório utiliza o Legal Manager, solução que apresenta como principal vantagem sua integral acessibilidade por meio de browser da Internet, ou seja, é um programa 100% web, o que para ele se revela uma ótima facilidade, pois se pode acessar o sistema para inserção de dados e para consultas de qualquer lugar. Em sua avaliação o software “tem uma boa interface e é bem fácil de usar, bastante tranquilo também quanto à extração de relatórios”. De acordo com o Dr. Marcos, a integração de dados entre módulos também funciona bem, principalmente com relação ao módulo financeiro, permitindo imputar todos os custos na prestação de serviços para emissão de relatórios consistentes para os clientes. Conclui sua avaliação mencionando que, por outro lado, o software ainda tem pontos que merecem desenvolvimento. Ausência de agenda de prazos, falta de atualização de processos diretamente dos sites dos Tribunais, não integração com o aplicativo Excel, baixa velocidade de acesso remoto e a ausência de um módulo contábil, são fatores que exigem a adoção de soluções paralelas pelo escritório.

Com isso, Sisjuri, SGCorp, SAPC, Datajuri, CP-Pró e Legal Manager são os 6 Softwares para advocacia que nossa pesquisa reuniu e avaliou com a ajuda de experientes empresários e profissionais no meio jurídico.

Utilize esse artigo como guia para quando você estiver iniciando seu escritório ou, se já o tiver iniciado, para o momento quando você decidir se valer da tecnologia para ajudar na administração de seu negócio jurídico. Nos sentiremos honrados com isso.